Conservazione fatture elettroniche: obbligo telematico e termini di adempimento

La conservazione delle fatture elettroniche non coincide con una semplice archiviazione su dispositivo informatico ma comporta l’obbligo di effettuare ulteriori adempimenti ai sensi dell’articolo 39 del DPR 633/1972, il quale stabilisce che le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale. Per quanto riguarda le fatture conservate tramite il Sistema di Interscambio, l’adesione al servizio di conservazione delle Entrate consente di adempiere automaticamente all’obbligo di conservazione a norma senza necessità di effettuare ulteriori operazioni, in quanto il Sistema garantisce già l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti memorizzati. I registri telematici consentono di memorizzare in memoria i dati relativi ai corrispettivi telematici secondo quanto previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile, ossia per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, e l’autenticità dei dati fiscali giudicati sono garantite mediante apposito modulo firmware composto, fra l’altro, da una memoria di riepilogo e da una memoria di dettaglio. La memoria di dettaglio ha funzioni di giornale elettronico, in quanto contiene i dati analitici di ciascuna operazione effettuata, incluse le informazioni delle trasmissioni avvenute, mentre la memoria di riepilogo, invece, contiene elementi di totalizzazione che consentono di verificare l’accumulo progressivo dei corrispettivi relativi alle singole operazioni effettuate nell’arco della giornata e il conteggio progressivo degli importi e rettifiche. In base all’articolo 3 del decreto MEF 17 giugno 2014, il termine per la conservazione deve essere completato entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la dichiarazione annuale a cui i documenti si riferiscono. Le memorie permanenti di riepilogo e di dettaglio dovrebbero essere conservate ai sensi dell’articolo 2220 del Codice Civile, ossia per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, e tale conservazione, prevista dall’articolo 3 del decreto MEF, intendono soddisfare per tutte le fatture elettroniche, ma non è necessario eseguire altri sistemi di conservazione laddove una via valida di conservazione sia già attivata mediante il Sistema di Interscambio e memorizzata dell’Identità delle Entrate.