Cassa

Cassa non può mai essere negativa

Il saldo del conto cassa non può mai essere negativo: un saldo negativo implica che i pagamenti registrati superano il denaro effettivamente disponibile, situazione fisicamente impossibile per un conto che rappresenta valori liquidi. È quindi opportuno controllare periodicamente la rispondenza tra il saldo contabile e la giacenza fisica, considerando gli eventuali sospesi, e regolarizzare la cassa prima della chiusura dell’esercizio: non vanno comprese tra le disponibilità di cassa le cambiali attive in portafoglio (salvo quando materialmente incassate), che seguono la propria collocazione autonoma.

Sdoppiamento dei sottoconti

Il conto cassa va sdoppiato, quanto meno in sede di chiusura, nei sottoconti: cassa contanti e valori, per il liquido, le valute estere, le carte e i valori bollati e i francobolli; cassa assegni, per gli assegni bancari e circolari ricevuti e non ancora versati in banca. Le disponibilità in valuta estera sono valutate al cambio in vigore alla data di chiusura dell’esercizio secondo l’OIC 14, con imputazione dell’utile o della perdita su cambi a conto economico secondo l’OIC 26.

Sospesi e regolarizzazioni di fine esercizio

I sospesi di cassa sono movimenti di denaro già avvenuti ma non ancora rilevati contabilmente: erogazioni di denaro in conto future spese (dati ad amministratori o dipendenti in attesa di rendicontazione) o pagamenti per acquisti di beni e servizi effettuati in attesa della fattura del fornitore. Entrambe le situazioni vanno regolarizzate prima della chiusura dell’esercizio, imputando i costi quando pervengono le note spese o le fatture. Per gli arrotondamenti concessi in cassa si utilizzano le sopravvenienze attive e passive.

Valori bollati e postali

Non sussistendo l’obbligo di emissione della fattura per l’acquisto di marche da bollo, moduli per cambiali e francobolli, è consentita l’emissione di un’apposita distinta per comprovare il sostenimento del costo; la marca da bollo non è dovuta per le quietanze apposte sulle bollette di vendita di tabacchi, fiammiferi, valori bollati, valori postali e biglietti delle lotterie nazionali.

Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
• Variazioni della voce. Le variazioni intervenute nella consistenza della voce; per fondi, trattamento di fine rapporto e patrimonio netto, la formazione e gli utilizzi. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 4, c.c.
• Liquidità vincolata. La natura dei fondi liquidi vincolati e la durata del vincolo, e i conti all’estero non trasferibili o utilizzabili per restrizioni valutarie o altre cause. Principio contabile: OIC 14, par. 20.

Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; liquidità vincolata (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).

La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).

Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).

Cassa negativa e accertamento induttivo

L’Agenzia delle Entrate, sulla base dell’articolo 39 del DPR 600/1973 (e analogamente ai fini IVA in base all’articolo 55 del DPR 633/1972), può accertare l’esistenza di ricavi non contabilizzati in misura almeno pari al disavanzo quando il saldo di cassa risulta negativo, considerandolo un’anomalia contabile che presume l’esistenza di componenti positivi non dichiarati (Cassazione, tra le altre, sentenze nn. 7634/2021, 29141/2021, 32812/2019, 28715/2018, 25289/2017). In questi casi si inverte l’onere della prova: l’impresa deve dimostrare che il saldo negativo deriva da finanziamenti o conferimenti di provenienza diversa dai ricavi contabilizzati, oppure da errori di scrittura o di impostazione contabile (Cassazione sentenze nn. 17004/2012 e 25289/2017).

Anche movimenti di cassa consistenti e non coerenti con la natura dell’attività svolta possono far presumere al Fisco che versamenti e prelievi nascondano ricavi non contabilizzati; quando la cassa è particolarmente elevata, gli uffici possono inoltre disconoscere la deducibilità degli interessi passivi bancari o considerare la contabilità nel suo complesso inattendibile, con conseguente accertamento induttivo puro ai sensi dell’articolo 39, comma 2, DPR 600/1973 e dell’articolo 55 DPR 633/1972 (Cassazione sentenza n. 656/2014). Meritano particolare attenzione i prelievi di cassa ingiustificati da parte dell’amministratore: la Cassazione, con la sentenza n. 8820/2011, ha affrontato il tema del reato di bancarotta fraudolenta nel caso di prelievi di cassa da parte dell’amministratore di una società poi dichiarata fallita, quando gli interventi sui conti sociali appaiano finalizzati a evitare saldi negativi senza coerenza con le finalità aziendali.

Limitazioni all’uso del denaro contante

Dall’avvento dell’euro, successivi interventi normativi hanno più volte modificato la soglia entro cui è possibile trasferire liberamente denaro contante tra soggetti diversi. La soglia è stata: 12.500,00 euro dal 26 dicembre 2002; 4.999,99 euro dal 30 aprile 2008; 12.499,99 euro dal 25 giugno 2008; 4.999,99 euro dal 31 maggio 2010; 2.499,99 euro dal 13 agosto 2011; 999,99 euro dal 6 dicembre 2011; 2.999,99 euro dal 1° gennaio 2016; 1.999,99 euro dal 1° luglio 2020; 999,99 euro dal 1° gennaio 2022; 4.999,99 euro dal 1° gennaio 2023, soglia tuttora vigente. Lo stesso limite si applica ai titoli al portatore e al money transfer (strumento che consente il trasferimento di denaro attraverso intermediari finanziari diversi dalle banche), per il quale la soglia massima è fissata a 999,99 euro indipendentemente dalla soglia generale.

Gli assegni bancari e postali, se emessi per valori pari o superiori a 1.000 euro, devono indicare il nome e il cognome del beneficiario e la clausola di non trasferibilità. In caso di violazione dei limiti all’uso del contante, la sanzione amministrativa va da un minimo di 3.000 euro a un massimo di 50.000 euro ed è applicabile a entrambe le parti coinvolte nell’operazione.

Ammanchi di cassa: rilevanza fiscale

La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 54/E del 22 giugno 2010 ha precisato che gli ammanchi di cassa rilevano e sono pertanto deducibili ai fini IRES e IRAP se viene dimostrato che sono fisiologici, inevitabili e connaturati all’attività d’impresa (requisiti tipicamente ricorrenti per le imprese della grande distribuzione, che maneggiano ingenti quantità di contante), e se tali differenze sono documentate da un apposito verbale, redatto al momento del riscontro fisico dell’ammanco, sottoscritto dal responsabile addetto ai controlli interni aziendali e dal responsabile di cassa cui sono attribuibili gli ammanchi. In assenza di queste condizioni gli ammanchi sono indeducibili ed è richiesta una variazione in aumento del reddito in sede di dichiarazione.

Ai fini della verifica del carattere fisiologico occorre considerare la presenza di misure organizzative che prevengano le cause di formazione delle differenze di cassa, l’andamento delle differenze rilevate nei periodi di monitoraggio e l’emersione, nel periodo considerato, di differenze attive e passive eventualmente compensabili, oltre alla scarsa significatività delle differenze rispetto al volume d’affari, al numero e al valore delle operazioni, al numero delle casse operanti e dei relativi operatori. Le differenze possono verificarsi per minimi arrotondamenti concessi dopo l’emissione dello scontrino, errori nel maneggiare i valori di cassa, errori nella registrazione dell’operazione o piccoli furti; per loro natura, le differenze di cassa possono essere rilevate solo a consuntivo, non nel momento in cui si verificano le cause che le hanno originate.

• Saldo mai negativo. Verificare l’assenza di saldi negativi di cassa in ogni giornata dell’esercizio, non solo alla chiusura.
• Sospesi. Regolarizzare prima della chiusura gli anticipi in conto spese e i pagamenti in attesa di fattura.
• Limiti al contante. Verificare il rispetto della soglia vigente (4.999,99 euro) per i trasferimenti di denaro contante e titoli al portatore, e la clausola di non trasferibilità sugli assegni di importo pari o superiore a 1.000 euro.
• Ammanchi. Documentare ogni ammanco con verbale sottoscritto dal responsabile di cassa, verificando i requisiti di fisiologicità richiesti dalla risoluzione 54/E/2010 prima di dedurlo senza variazione fiscale.
• Coerenza con l’attività. Verificare che i movimenti di cassa siano coerenti con la natura e le dimensioni dell’attività svolta, evitando saldi anomali rispetto alle capacità economiche dei soci o dell’amministratore.