Inquadramento generale
Oneri accessori di locazione - sono le spese legate all’immobile in affitto che il contratto mette a carico del conduttore e che il locatore riaddebita: quote condominiali, riscaldamento centralizzato, pulizia delle parti comuni, portierato, acqua. Le spese condominiali a carico del conduttore rientrano qui.
Le spese accessorie si pagano quasi sempre in due momenti: acconti durante l’anno e conguaglio dopo l’approvazione del rendiconto condominiale, spesso l’anno successivo.
Cosa ci rientra
- Voci tipiche. Quota delle spese condominiali; riscaldamento centralizzato; pulizia e illuminazione delle parti comuni; portierato e ascensore; conguaglio annuale delle spese.
Come riconoscerlo nei documenti
Richiesta di rimborso o fattura del locatore, con il riparto delle spese e il periodo.
Differenze con conti simili
- Canone. L’affitto vero e proprio ha un conto proprio.
- Utenze intestate all’impresa. Le bollette dirette sono in B.7 (costi per servizi).
Collocazione in bilancio
B.8 (costi per godimento di beni di terzi).
Spese straordinarie
Le spese straordinarie dell’edificio restano a carico del locatore; se il conduttore le sostiene per migliorare l’immobile, sono migliorie su beni di terzi da capitalizzare.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Il canone è deducibile per competenza, in base al periodo a cui si riferisce (art. 109, c. 2, lett. b, TUIR): conta la maturazione, non la fattura né il pagamento.
- IRAP. Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione del conto economico (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo classificato correttamente in B.8 (costi per godimento di beni di terzi) si deduce per l’importo iscritto in bilancio.
- IVA. Il riaddebito delle spese accessorie segue il regime IVA della locazione a cui si riferisce: se il canone è esente o fuori campo, lo sono anche le spese; se il canone è con IVA, le spese la seguono.
Oneri accessori di locazione: esempio di contabilizzazione
Il locatore riaddebita il conguaglio annuale delle spese condominiali dell’ufficio: 800 euro.
Le spese accessorie riaddebitate dal locatore sono costi in B.8 (costi per godimento di beni di terzi) di competenza dell'anno a cui si riferiscono; il conguaglio stimato si stanzia a fine anno.
Principi contabili (OIC)
Collocazione
L’OIC 12 comprende in B.8 (costi per godimento di beni di terzi) i corrispettivi per l’utilizzo di beni materiali e immateriali non di proprietà: canoni di locazione e di noleggio, canoni di leasing, royalties, canoni per licenze d’uso e i relativi oneri accessori.
Competenza
I canoni si rilevano in base al periodo a cui si riferiscono: quelli pagati in anticipo si rinviano con un risconto attivo, quelli maturati e non ancora fatturati si stanziano a fine anno.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Il canone è deducibile per competenza, in base al periodo a cui si riferisce (art. 109, c. 2, lett. b, TUIR): conta la maturazione, non la fattura né il pagamento. Il canone anticipato che copre anche l’anno successivo si rinvia con un risconto attivo; quello posticipato di dicembre fatturato a gennaio si rileva come rateo o fattura da ricevere.
IRAP
Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione del conto economico (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo classificato correttamente in B.8 (costi per godimento di beni di terzi) si deduce per l’importo iscritto in bilancio. Le società di persone e le imprese individuali che non hanno optato per il metodo di bilancio assumono i componenti secondo le regole del TUIR (art. 5-bis).
IVA
Il riaddebito delle spese accessorie segue il regime IVA della locazione a cui si riferisce: se il canone è esente o fuori campo, lo sono anche le spese; se il canone è con IVA, le spese la seguono.
Acconti e conguaglio delle spese condominiali
Il locatore riaddebita il conguaglio annuale delle spese condominiali dell’ufficio: 800 euro.
1. Stanziamento della fattura da ricevere - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Oneri accessori di locazione (B.8) | 800,00 | - |
| Debiti verso fornitori – Fatture da ricevere (D.7) | - | 800,00 |
| Totale | 800,00 | 800,00 |
Il rendiconto 2025 sarà approvato a marzo: il conguaglio stimato si stanzia nel 2025.
2. Arrivo del riaddebito - 15 aprile 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori – Fatture da ricevere (D.7) | 800,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 800,00 |
| Totale | 800,00 | 800,00 |
Il canone è esente: anche il riaddebito arriva senza IVA.
3. Pagamento del fornitore - 30 aprile 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 800,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 800,00 |
| Totale | 800,00 | 800,00 |
Controlli prima della dichiarazione
- Riparto. Conservare il riparto del locatore.
- Conguaglio. Stanziare il conguaglio stimato.
- Regime IVA. Verificare la coerenza con il canone.
Errori ricorrenti
Conguaglio registrato nell’anno del documento
Riguarda l’anno precedente.
Spese straordinarie pagate dal conduttore spesate
Possono essere migliorie da capitalizzare.
IVA diversa da quella del canone
Il riaddebito segue il canone.