Inquadramento generale
Pranzi di lavoro con clienti e fornitori, cene durante una fiera, il vitto dei dipendenti e degli amministratori in trasferta: sono spese per pasti e bevande sostenute dall’impresa al di fuori della mensa aziendale. Il loro trattamento fiscale è tra i più articolati, perché combina un limite generale di deducibilità, le regole sulle spese di rappresentanza, i limiti per le trasferte dei dipendenti e, dal 2025, l’obbligo di pagamento tracciabile. Anche la detrazione dell’IVA ha condizioni proprie.
Profilo civilistico
Le spese si classificano per natura. I pasti dei dipendenti in trasferta rimborsati a piè di lista sono costi del personale (B.9) o costi per servizi (B.7), secondo le prassi adottate; i pranzi con clienti sono spese di rappresentanza, tra i costi per servizi; quelli degli amministratori seguono la natura del loro rapporto con la società.
Limite del 75%
L’articolo 109, comma 5, del TUIR ammette la deduzione delle spese per prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande nella misura del 75%. Il limite non si applica alle spese per la mensa aziendale e alle trasferte dei dipendenti fuori dal comune della sede di lavoro, che seguono invece i limiti giornalieri dell’articolo 95, comma 3, del TUIR.
Spese di rappresentanza
Quando il pasto è offerto a clienti o ad altri terzi, è una spesa di rappresentanza: si applica prima il limite del 75% e poi l’importo così ridotto concorre al plafond annuo dell’articolo 108, commisurato ai ricavi.
Pagamenti tracciabili
Dal 2025 le spese di vitto, alloggio e trasporto per le trasferte dei dipendenti e le spese di rappresentanza sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili, come carte di pagamento o bonifici; quelle pagate in contanti sono indeducibili.
Profilo IVA
L’IVA su pasti e alberghi è detraibile se la spesa è inerente all’attività e documentata da fattura intestata all’impresa, non dal solo scontrino. È invece indetraibile quando la spesa è di rappresentanza: l’eccezione per i beni di costo unitario non superiore a 50 euro riguarda gli omaggi, non i pasti.
Punti di attenzione
Occorre conservare, per ogni spesa, la fattura e la prova del pagamento tracciabile, e annotare i partecipanti e lo scopo del pranzo, per dimostrarne l’inerenza.
Informativa
Non è richiesta informativa specifica, salvo che le spese di rappresentanza siano di importo rilevante.
Pasti e bevande: esempio di contabilizzazione
Un amministratore offre un pranzo a due clienti per 180 euro, pagati con la carta aziendale e documentati da fattura. La società deduce 135 euro, pari al 75%, nel limite del plafond di rappresentanza; l’IVA è indetraibile perché si tratta di una spesa di rappresentanza.
Professionisti
Per i lavoratori autonomi le spese per alberghi e ristoranti sono deducibili al 75% e comunque entro il 2% dei compensi; quelle sostenute direttamente dal committente per l’esecuzione dell’incarico non costituiscono compensi per il professionista.
Scritture
Conviene tenere conti separati per pasti con clienti, trasferte dei dipendenti e trasferte degli amministratori, così da applicare i diversi limiti senza ricostruzioni a fine anno.
Pasti e bevande fuori dalla mensa sono deducibili al 75%, salvo le trasferte dei dipendenti; l'IVA è detraibile solo con fattura intestata all'impresa e, se si tratta di rappresentanza, valgono anche i limiti di congruità.
Principi contabili (OIC)
Collocazione in conto economico secondo la natura della spesa
Le spese per pasti e bevande sostenute in occasione di trasferte di dipendenti o collaboratori confluiscono, secondo la loro natura, alla voce B.9, costi per il personale, quando riferite a dipendenti, o alla voce B.7, costi per servizi, quando riferite a collaboratori esterni o amministratori; le spese sostenute in occasione di pranzi o cene con clienti, fornitori o altri soggetti esterni all’impresa, avendo una finalità promozionale o di pubbliche relazioni, confluiscono invece alla voce B.7 (costi per servizi) quali spese di rappresentanza, distinte dalle prime per la loro funzione di sviluppo dei rapporti commerciali dell’impresa piuttosto che di remunerazione del lavoro prestato.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Limite generale di deducibilità del settantacinque per cento
Le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande, diverse da quelle relative alla mensa aziendale, ai buoni pasto e alle trasferte dei dipendenti fuori dal territorio comunale, sono deducibili, ai sensi dell’articolo 109, comma 5, del TUIR, nella misura del settantacinque per cento del costo sostenuto, indipendentemente dal fatto che si tratti o meno di spese di rappresentanza: quando tali spese assumono anche i requisiti propri delle spese di rappresentanza, la deducibilità al settantacinque per cento va ulteriormente verificata alla luce dei limiti quantitativi previsti dall’articolo 108, comma 2, del TUIR, applicandosi il più restrittivo dei due limiti.
Detraibilità dell’IVA condizionata alla fattura
La detrazione dell’IVA assolta sulle prestazioni alberghiere e sulle somministrazioni di alimenti e bevande è ammessa soltanto se l’operazione è documentata da fattura, e non dal solo scontrino o dalla ricevuta fiscale: l’impresa che intenda esercitare la detrazione deve quindi richiedere l’emissione della fattura, anche in forma semplificata per gli importi di modesto ammontare, riportando i propri dati identificativi, mentre in assenza di fattura l’IVA resta indetraibile, pur restando deducibile ai fini delle imposte dirette il costo comprensivo dell’imposta non detratta, entro il limite del settantacinque per cento.
Pranzo di lavoro con un cliente
Un’impresa offre il 10 ottobre 2025 un pranzo a un cliente e ai suoi collaboratori, spendendo 300 euro più IVA al 10%, pagati con la carta aziendale, con fattura intestata all’impresa. È una spesa di rappresentanza: l’IVA non è detraibile e fa parte del costo; ai fini delle imposte sui redditi la spesa di vitto si considera prima al 75% e poi nel limite annuo delle spese di rappresentanza.
1. Fattura del ristorante - 10 ottobre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Costi per servizi – Spese di rappresentanza (B.7) | 330,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 330,00 |
| Totale | 330,00 | 330,00 |
L’IVA di 30 euro non si detrae perché la spesa è di rappresentanza.
2. Addebito della carta aziendale - 15 novembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 330,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 330,00 |
| Totale | 330,00 | 330,00 |
Il pagamento tracciabile è condizione di deducibilità dal 2025. In dichiarazione si deduce il 75% di 330 euro, cioè 247,50 euro, nel limite del plafond annuo delle spese di rappresentanza.
Controlli prima della dichiarazione
- Presenza della fattura. Verificare che le spese di ristorazione per cui si intende detrarre l’IVA siano documentate da fattura e non dal solo scontrino o ricevuta fiscale.
- Applicazione del limite del settantacinque per cento. Verificare che le spese di vitto diverse da mensa, buoni pasto e trasferte fuori dal territorio comunale siano state dedotte nel limite del settantacinque per cento del costo.
- Cumulo con i limiti delle spese di rappresentanza. Verificare, quando la spesa di vitto assume anche natura di spesa di rappresentanza, il rispetto dei limiti quantitativi dell’articolo 108, comma 2, del TUIR in aggiunta al limite del settantacinque per cento.
- Corretta distinzione dal contesto della trasferta. Verificare che le spese di vitto sostenute in trasferta fuori dal territorio comunale, soggette a un regime autonomo, non siano state impropriamente assoggettate al limite generale del settantacinque per cento.
Errori ricorrenti
Pranzi con clienti pagati in contanti
Per le spese di vitto sostenute in occasione di trasferte o con finalità di rappresentanza la normativa più recente richiede, ai fini della deducibilità, il pagamento con mezzi tracciabili. Pagare il ristorante in contanti, anche con fattura regolarmente intestata, può rendere il costo interamente indeducibile a prescindere dal rispetto degli altri limiti.
IVA detratta sui pasti di rappresentanza
La presenza della fattura non basta a detrarre l'imposta. Quando il pranzo o la cena hanno natura di rappresentanza, come nell'ospitalità di clienti e fornitori, l'IVA è indetraibile. Detrarla perché il documento è intestato alla società, senza qualificare la spesa, espone al recupero dell'imposta con sanzioni.
Spesa di ristorazione priva di indicazione dei partecipanti
Una fattura di ristorazione senza traccia dei partecipanti e dell'occasione non consente di dimostrare l'inerenza né di distinguere tra spesa di rappresentanza, trasferta o spesa personale. Annotare nominativi, ruolo e motivo dell'incontro al momento della registrazione è l'unico modo per sostenere la deduzione in caso di verifica.