Rimborsi a piè di lista ai dipendenti

Servizi per il personale

I servizi acquistati da terzi a favore dei dipendenti, come mensa, formazione, visite mediche e servizi di welfare, stanno in B.7 perché sono servizi e non retribuzioni; le somme erogate direttamente al dipendente in busta paga stanno invece in B.9 (costi per il personale).

Competenza

Il costo si rileva quando il servizio è reso: i servizi ricevuti e non ancora fatturati a fine anno si stanziano come fatture da ricevere, quelli pagati in anticipo si rinviano con un risconto.

Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.

Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).

La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).

Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).

Imposte sui redditi

Le spese documentate sostenute per conto dell’impresa sono deducibili come le stesse spese pagate direttamente. Dal 2025 vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente delle trasferte in Italia sono deducibili, e non tassati per il dipendente, solo se pagati con strumenti tracciabili: bonifico, carta di credito o di debito, prepagata (art. 95, c. 3-bis, e art. 51, c. 5, TUIR, L. 207/2024). Per le trasferte all’estero l’obbligo non si applica (D.L. 84/2025).

IRAP

I rimborsi analitici delle spese di trasferta e i servizi pagati direttamente dall’impresa non sono retribuzione: per le società di capitali sono deducibili ai fini IRAP per l’importo iscritto in B.7 (art. 5 D.Lgs. 446/1997). La condizione della tracciabilità è posta dal TUIR (art. 95, c. 3-bis) e non c’è una presa di posizione esplicita sulla sua estensione all’IRAP, che per le società di capitali segue il bilancio: in via prudenziale conviene rispettarla comunque.

IVA

L’IVA si detrae solo se c’è una fattura intestata all’impresa; sugli scontrini non si detrae.

• Nota spese. Farla firmare, con date, luoghi e scopo.
• Tracciabilità. Verificare le spese delle trasferte in Italia.
• Natura. Registrare ogni spesa nel conto giusto.