Inquadramento generale
Indennità chilometriche ai dipendenti - sono i rimborsi ai dipendenti che usano l’auto propria per le trasferte, calcolati sui chilometri percorsi moltiplicati per il costo chilometrico delle tabelle ACI relative al loro veicolo.
Il rimborso si basa su un prospetto mensile: date, percorsi, chilometri, motivo, modello del veicolo e costo al chilometro della tabella ACI.
Cosa ci rientra
- Cosa serve per calcolarle. Prospetto con date, destinazioni, motivo e chilometri; marca, modello e alimentazione dell’auto; tabella ACI dell’anno.
Come riconoscerlo nei documenti
Prospetto mensile firmato dal dipendente e liquidato nel cedolino o con bonifico.
Differenze con conti simili
- Auto aziendale. Le spese dei veicoli dell’impresa hanno conti propri.
- Indennità forfettarie. La diaria è retribuzione in B.9 (costi per il personale).
Collocazione in bilancio
B.7 (costi per servizi) per le trasferte fuori dal Comune; B.9 (costi per il personale) se riguarda trasferte nel Comune, perché è retribuzione.
Trasferte nel Comune
I rimborsi chilometrici per spostamenti nel Comune della sede di lavoro sono reddito del dipendente, salvo il rimborso di spese documentate come biglietti o pedaggi.
IRAP
A differenza dei rimborsi a piè di lista, i rimborsi chilometrici non sono deducibili ai fini IRAP.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Le indennità chilometriche sono deducibili nei limiti del costo di percorrenza di un veicolo fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, c. 3, TUIR).
- IRAP. I rimborsi chilometrici non sono deducibili ai fini IRAP, a differenza dei rimborsi a piè di lista.
- IVA. Sono fuori campo IVA.
Indennità chilometriche ai dipendenti: esempio di contabilizzazione
Un venditore percorre 1.000 km al mese con la propria auto; la tabella ACI indica 0,50 euro al km.
Le indennità chilometriche ai dipendenti sono deducibili entro il costo di un veicolo fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel; non sono deducibili ai fini IRAP.
Principi contabili (OIC)
Servizi per il personale
I servizi acquistati da terzi a favore dei dipendenti, come mensa, formazione, visite mediche e servizi di welfare, stanno in B.7 perché sono servizi e non retribuzioni; le somme erogate direttamente al dipendente in busta paga stanno invece in B.9 (costi per il personale).
Competenza
Il costo si rileva quando il servizio è reso: i servizi ricevuti e non ancora fatturati a fine anno si stanziano come fatture da ricevere, quelli pagati in anticipo si rinviano con un risconto.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Le indennità chilometriche sono deducibili nei limiti del costo di percorrenza di un veicolo fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, c. 3, TUIR). Per il dipendente non sono reddito se riguardano trasferte fuori dal Comune e sono calcolate con le tabelle ACI.
IRAP
I rimborsi chilometrici non sono deducibili ai fini IRAP, a differenza dei rimborsi a piè di lista.
IVA
Sono fuori campo IVA. Quando manca un corrispettivo pagato a un soggetto IVA per beni o servizi, non c’è IVA da versare né da detrarre.
Rimborso chilometrico mensile di un venditore
Un venditore percorre 1.000 km al mese con la propria auto; la tabella ACI indica 0,50 euro al km.
1. Registrazione del prospetto - 31 ottobre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Indennità chilometriche dipendenti (B.7) | 500,00 | - |
| Altri debiti (D.14) | - | 500,00 |
| Totale | 500,00 | 500,00 |
2. Rimborso al dipendente - 27 novembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Altri debiti (D.14) | 500,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 500,00 |
| Totale | 500,00 | 500,00 |
Il rimborso è pagato con lo stipendio di novembre.
Controlli prima della dichiarazione
- Prospetto. Conservare il prospetto analitico.
- Potenza fiscale. Verificare il veicolo.
- IRAP. Escludere i rimborsi dalla base.
Errori ricorrenti
Rimborsi forfettari senza prospetto
Sono reddito del dipendente.
Veicolo oltre il limite
L’eccedenza non è deducibile.
Rimborsi dedotti ai fini IRAP
Non sono deducibili.