Inquadramento generale
Debiti per rimborsi spese a dipendenti e amministratori - accoglie le spese anticipate da dipendenti e amministratori per conto dell’impresa, presentate con nota spese e non ancora rimborsate: trasferte, parcheggi, spedizioni, acquisti urgenti. Il rimborso si paga di solito con lo stipendio o con bonifico separato.
Il pagamento con la carta personale del dipendente o dell’amministratore è tracciabile: conta che la spesa non sia pagata in contanti.
Cosa ci rientra
- Esempi. Nota spese di un venditore; trasferta dell’amministratore; rimborsi chilometrici da pagare.
- Cosa non ci rientra. Anticipi dati ai dipendenti prima della trasferta (credito C.II.5-quater, crediti verso altri); retribuzioni.
Come riconoscerlo nei documenti
Nota spese nominativa, firmata, con date, luoghi, scopo e giustificativi intestati all’impresa.
Differenze con conti simili
- Anticipi a dipendenti. Sono crediti dell’impresa.
- Compensi amministratori. Il rimborso spese documentato non è compenso.
Collocazione in bilancio
Passivo D.14 (altri debiti).
Vitto e alloggio
Per le trasferte fuori dal Comune di dipendenti e collaboratori, compresi gli amministratori non professionisti, i rimborsi analitici di vitto e alloggio sono deducibili entro 180,76 euro al giorno, 258,23 per le trasferte all’estero (art. 95, c. 3, TUIR); il limite del 75% dell’art. 109, c. 5, non si applica a queste spese.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Le spese rimborsate si deducono con le regole della loro natura: vitto e alloggio in trasferta, per esempio, nei limiti dell’art. 95, c. 3, e dal 2025 solo se pagate con strumenti tracciabili per le trasferte in Italia (art. 95, c. 3-bis, TUIR).
- IRAP. Per le società di capitali i rimborsi analitici iscritti in B.7 (costi per servizi) sono deducibili ai fini IRAP per l’importo di bilancio; i rimborsi chilometrici no.
- IVA. L’IVA sulle spese rimborsate si detrae solo se c’è una fattura intestata all’impresa; sugli scontrini non si detrae.
Debiti per rimborsi spese a dipendenti e amministratori: esempio di contabilizzazione
Un amministratore presenta una nota spese di trasferta di 300 euro, pagata con carta personale.
Le spese anticipate da dipendenti e amministratori e documentate con nota spese sono un debito in D.14 (altri debiti) fino al rimborso; il rimborso analitico non è reddito per chi lo riceve.
Principi contabili (OIC)
Altri debiti
La voce D.14 è residuale: accoglie i debiti che non trovano posto nelle voci precedenti, come quelli verso dipendenti, amministratori, sindaci, soci per dividendi e depositi cauzionali ricevuti.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Compensi di amministratori e sindaci. L’ammontare dei compensi, delle anticipazioni e dei crediti concessi ad amministratori e sindaci, cumulativamente per categoria, con tasso, condizioni e importi rimborsati o rinunciati, e gli impegni assunti per loro conto. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 16, c.c.; OIC 12, par. 117.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; compensi di amministratori e sindaci (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Le spese rimborsate si deducono con le regole della loro natura: vitto e alloggio in trasferta, per esempio, nei limiti dell’art. 95, c. 3, e dal 2025 solo se pagate con strumenti tracciabili per le trasferte in Italia (art. 95, c. 3-bis, TUIR).
IRAP
Per le società di capitali i rimborsi analitici iscritti in B.7 (costi per servizi) sono deducibili ai fini IRAP per l’importo di bilancio; i rimborsi chilometrici no.
IVA
L’IVA sulle spese rimborsate si detrae solo se c’è una fattura intestata all’impresa; sugli scontrini non si detrae.
Nota spese di un amministratore
Un amministratore presenta una nota spese di trasferta di 300 euro, pagata con carta personale.
1. Registrazione della nota spese - 30 settembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Viaggi e trasferte (B.7) | 300,00 | - |
| Debiti per rimborsi spese ad amministratori (D.14) | - | 300,00 |
| Totale | 300,00 | 300,00 |
Treno e albergo per una trasferta, pagati con la carta personale dell’amministratore.
2. Rimborso all’amministratore - 10 ottobre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti per rimborsi spese ad amministratori (D.14) | 300,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 300,00 |
| Totale | 300,00 | 300,00 |
Il rimborso si paga con bonifico.
Controlli prima della dichiarazione
- Documentazione. Conservare giustificativi e motivo della trasferta.
- Tracciabilità. Verificare il mezzo di pagamento.
- Natura dei costi. Registrare ogni spesa nel conto giusto.
Errori ricorrenti
Rimborsi senza giustificativi
Diventano reddito.
Spese in contanti in Italia
Dal 2025 non sono deducibili.
Rimborsi pagati con il compenso senza distinguerli
Vanno separati nel cedolino.