Inquadramento generale
Spese postali - sono i costi per spedire corrispondenza e piccoli plichi: francobolli, raccomandate, posta prioritaria, affrancatrici, raccomandate online e servizi di posta ibrida. Le spedizioni di merci ai clienti tramite corriere sono invece trasporti su vendite.
Le spese postali sono piccole ma frequenti, spesso pagate in contanti o con una ricarica anticipata dell’affrancatrice. Conviene registrarle con criterio per non perdere la competenza delle ricariche non ancora utilizzate.
Cosa ci rientra
- Cosa ci rientra. Francobolli e affrancature; raccomandate e atti giudiziari; ricariche dell’affrancatrice; casella postale; spedizione di corrispondenza e documenti.
Come riconoscerlo nei documenti
Ricevute degli uffici postali, estratti conto dell’affrancatrice, fatture del servizio postale. Se la fattura è di un corriere espresso per spedire merce, il conto è trasporti su vendite.
Differenze con conti simili
- Trasporti su vendite. Le spedizioni di merce ai clienti con corriere hanno un conto proprio.
- Valori bollati. Le marche da bollo sono imposte in B.14 (oneri diversi di gestione).
Collocazione in bilancio
B.7 (costi per servizi).
Ricariche dell’affrancatrice
La ricarica è un credito prepagato: diventa costo man mano che si affranca. A fine anno il credito residuo resta nell’attivo.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Il costo è deducibile per intero nell’esercizio di competenza (art. 109, c. 1 e 2, lett. b, TUIR).
- IRAP. Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione del conto economico (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo classificato correttamente in B.7 (costi per servizi) si deduce per l’importo iscritto in bilancio.
- IVA. I servizi postali compresi nel servizio universale resi da Poste Italiane, come raccomandate e posta ordinaria, sono esenti (art. 10, c. 1, n. 16, DPR 633/1972): non c’è IVA da detrarre e il costo è pari a quanto pagato.
Spese postali: esempio di contabilizzazione
Un ufficio invia 20 raccomandate per 110 euro, pagate in contanti all’ufficio postale.
Le spese per spedire corrispondenza sono costi in B.7; i servizi postali universali sono esenti da IVA, quelli dei corrieri privati no.
Principi contabili (OIC)
Collocazione
Le spese postali sono costi per servizi in B.7 (OIC 12).
Crediti prepagati
Le somme versate in anticipo per servizi futuri, come la ricarica dell’affrancatrice, si rilevano come crediti o risconti e diventano costo quando il servizio è utilizzato.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Il costo è deducibile per intero nell’esercizio di competenza (art. 109, c. 1 e 2, lett. b, TUIR). Per i servizi la competenza è la data in cui la prestazione è ultimata; per quelli resi in modo continuativo in base a contratti con corrispettivi periodici è la data di maturazione dei corrispettivi. Il momento della fattura e del pagamento non contano: a fine anno i servizi già ricevuti ma non fatturati si rilevano come fatture da ricevere, i canoni pagati in anticipo si rinviano con un risconto. Per le società in derivazione rafforzata (art. 83 TUIR) valgono i criteri di imputazione del bilancio. Servono l’inerenza all’attività e un documento che provi la spesa.
IRAP
Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione del conto economico (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo classificato correttamente in B.7 (costi per servizi) si deduce per l’importo iscritto in bilancio. Le società di persone e le imprese individuali che non hanno optato per il metodo di bilancio assumono i componenti secondo le regole del TUIR (art. 5-bis).
IVA
I servizi postali compresi nel servizio universale resi da Poste Italiane, come raccomandate e posta ordinaria, sono esenti (art. 10, c. 1, n. 16, DPR 633/1972): non c’è IVA da detrarre e il costo è pari a quanto pagato. I servizi postali negoziati individualmente e quelli dei corrieri privati scontano l’IVA ordinaria, detraibile.
Raccomandate e ricarica dell’affrancatrice
Un ufficio invia 20 raccomandate per 110 euro, pagate in contanti all’ufficio postale.
1. Pagamento di raccomandate in contanti - 12 maggio 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Spese postali (B.7) | 110,00 | - |
| Cassa (C.IV.3) | - | 110,00 |
| Totale | 110,00 | 110,00 |
Il servizio universale è esente da IVA: il costo è l’intero importo.
2. Ricarica dell’affrancatrice - 1° giugno 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Crediti per affrancature prepagate (C.II.5-quater) | 500,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 500,00 |
| Totale | 500,00 | 500,00 |
La ricarica è un credito prepagato.
3. Affrancature utilizzate nell’anno - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Spese postali (B.7) | 350,00 | - |
| Crediti per affrancature prepagate (C.II.5-quater) | - | 350,00 |
| Totale | 350,00 | 350,00 |
Il costo è pari alle affrancature usate; i 150 euro residui restano nell’attivo.
Controlli prima della dichiarazione
- Credito residuo. Verificare il saldo dell’affrancatrice al 31 dicembre.
- Corrieri. Verificare che le spedizioni di merce siano trasporti su vendite.
- Ricevute. Conservare le ricevute degli uffici postali.
Errori ricorrenti
Ricarica registrata tutta a costo
Il credito non utilizzato a fine anno non è un costo dell’esercizio.
IVA detratta su servizi esenti
Il servizio universale non espone IVA da detrarre.
Spedizioni di merce tra le spese postali
Sono costi di distribuzione in un conto proprio.