Inquadramento generale
Rimborsi forfettari a collaboratori - sono le somme fisse riconosciute ai collaboratori per le spese, senza documentarle: una diaria per le trasferte, un forfait mensile per l’uso di strumenti propri. Poiché non sono legate a spese documentate, per il collaboratore sono compenso, salvo le franchigie per le indennità di trasferta fuori dal Comune.
Il rimborso forfettario semplifica la gestione ma sposta il costo nell’area dei compensi: per questo segue il trattamento fiscale del collaboratore.
Cosa ci rientra
- Esempi. Diaria giornaliera per le trasferte; forfait mensile per l’uso del telefono o del computer personale.
Come riconoscerlo nei documenti
Voce del cedolino del collaboratore, distinta dal compenso e dai rimborsi analitici.
Differenze con conti simili
- Rimborsi a piè di lista. Le spese documentate rimborsate analiticamente hanno un conto proprio.
- Indennità chilometriche. Hanno un conto proprio e un limite di deducibilità.
Collocazione in bilancio
B.7 (costi per servizi).
Forfait per strumenti propri
Un importo fisso mensile per l’uso del telefono o del computer del collaboratore è compenso tassato, perché non rimborsa spese documentate.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Le indennità forfettarie sono deducibili per l’impresa.
- IRAP. Le indennità forfettarie e i rimborsi chilometrici ai collaboratori non sono deducibili ai fini IRAP, come i loro compensi (art. 11, c. 1, lett. b, D.Lgs. 446/1997).
- IVA. Sono fuori campo IVA.
Rimborsi forfettari a collaboratori: esempio di contabilizzazione
Un collaboratore riceve una diaria di 46,48 euro per una giornata di trasferta fuori dal Comune.
I rimborsi forfettari ai collaboratori sono costi deducibili; per il collaboratore sono compenso oltre le franchigie delle trasferte, e non sono deducibili ai fini IRAP.
Principi contabili (OIC)
Collocazione
L’OIC 12 comprende in B.7 (costi per servizi) i compensi agli amministratori, ai sindaci e ai revisori e quelli ai collaboratori coordinati e continuativi, con i relativi contributi a carico dell’impresa: non sono costi del personale dipendente.
Competenza
I compensi e i contributi si rilevano nell’esercizio in cui la prestazione è resa; le somme maturate e non ancora pagate a fine anno sono debiti.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Le indennità forfettarie sono deducibili per l’impresa. Per il collaboratore l’indennità di trasferta fuori dal Comune è esente fino a 46,48 euro al giorno, 77,47 all’estero (art. 51, c. 5, TUIR); oltre, è reddito tassato nel cedolino.
IRAP
Le indennità forfettarie e i rimborsi chilometrici ai collaboratori non sono deducibili ai fini IRAP, come i loro compensi (art. 11, c. 1, lett. b, D.Lgs. 446/1997).
IVA
Sono fuori campo IVA. Quando manca un corrispettivo pagato a un soggetto IVA per beni o servizi, non c’è IVA da versare né da detrarre.
Diaria per una giornata di trasferta
Un collaboratore riceve una diaria di 46,48 euro per una giornata di trasferta fuori dal Comune.
1. Diaria nel cedolino - 31 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Rimborsi forfettari a collaboratori (B.7) | 46,48 | - |
| Altri debiti (D.14) | - | 46,48 |
| Totale | 46,48 | 46,48 |
L’importo rientra nella franchigia per le trasferte fuori dal Comune.
2. Pagamento con il compenso - 31 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Altri debiti (D.14) | 46,48 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 46,48 |
| Totale | 46,48 | 46,48 |
La diaria è pagata con il compenso del mese.
Controlli prima della dichiarazione
- Prospetto delle trasferte. Conservare date e località.
- Franchigia. Tassare l’eccedenza.
- IRAP. Escludere i rimborsi forfettari.
Errori ricorrenti
Forfait tassati come rimborsi
Oltre la franchigia sono compenso.
IRAP
Non sono deducibili.
Trasferte nel Comune
Le diarie nel Comune sono sempre compenso.