Inquadramento generale
Rimborsi spese a professionisti - nello svolgimento di un incarico il professionista sostiene spese: viaggi, alberghi, pasti, bolli, diritti, costi di certificati o di visure. Il loro rimborso da parte del cliente può seguire strade diverse, con effetti diversi per entrambe le parti. Il professionista può anticipare spese in nome e per conto del cliente, sostenerle in proprio e riaddebitarle, analiticamente o forfettariamente, oppure il cliente può pagarle direttamente. Il D.Lgs. 192/2024 ha modificato dal 2025 il trattamento dei rimborsi analitici, rendendoli neutrali per il professionista.
Anticipazioni in nome e per conto
Le spese pagate dal professionista in nome e per conto del cliente, come marche da bollo, diritti di segreteria o il contributo unificato, sono documentate da ricevute intestate al cliente. Non costituiscono compenso per il professionista né costo per lui, e sono escluse dalla base imponibile IVA ai sensi dell’articolo 15 del DPR 633/1972. Per il cliente sono costi della natura corrispondente.
Rimborsi analitici
Dal 2025 le spese sostenute dal professionista per l’esecuzione dell’incarico e riaddebitate analiticamente al cliente non concorrono al reddito del professionista, che a sua volta non le deduce. Per il cliente sono costi deducibili secondo la loro natura; per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto la deduzione richiede che il pagamento sia stato effettuato con strumenti tracciabili. Ai fini IVA, il rimborso analitico fatturato dal professionista rientra nella base imponibile della prestazione.
Rimborsi forfettari
Il rimborso forfettario, non collegato a spese documentate, resta un componente del compenso: è reddito per il professionista, soggetto a ritenuta e IVA, e costo per il cliente come parte della prestazione.
Spese pagate dal cliente
Quando il cliente acquista direttamente il servizio di cui beneficia il professionista, come l’albergo o i pasti durante l’incarico, la spesa non è un compenso in natura per il professionista, e il cliente la deduce secondo le regole proprie di quella spesa.
Profilo civilistico
Il cliente rileva le spese rimborsate tra i costi per servizi, insieme al compenso, oppure secondo la natura della spesa se si tratta di anticipazioni. Le anticipazioni non ancora rimborsate al professionista sono debiti.
Punti di attenzione
Occorre che la parcella distingua con chiarezza compenso, rimborsi analitici e anticipazioni, e che il cliente conservi i documenti delle spese e la prova del pagamento tracciabile.
Ritenuta d’acconto
Il committente sostituto d’imposta applica la ritenuta d’acconto sul compenso del professionista. Le anticipazioni in nome e per conto non sono soggette a ritenuta; per i rimborsi analitici occorre attenersi alle istruzioni emanate dopo la riforma, che li esclude dal reddito del professionista.
Scritture
Alla ricezione della parcella il cliente rileva i costi per servizi per compenso e rimborsi, l’IVA a credito, la ritenuta da versare e il debito verso il professionista; le anticipazioni in nome e per conto si rilevano con la loro natura, senza IVA.
Rimborsi spese a professionisti: esempio di contabilizzazione
Un consulente fattura 5.000 euro di compenso e 600 euro di rimborso analitico per trasferte pagate con carta. Il cliente deduce l’intero importo; il consulente dichiara come reddito solo i 5.000 euro di compenso.
Dal 2025 le spese del professionista riaddebitate analiticamente e pagate con strumenti tracciabili sono neutre per lui; per l'impresa committente il rimborso resta un costo del servizio, con ritenuta e IVA.
Principi contabili (OIC)
Tre tipologie di rimborso e la loro collocazione contabile
Le anticipazioni in nome e per conto della società, quali marche da bollo, diritti di segreteria o contributo unificato, non costituiscono compenso per il professionista, che si limita a intestare alla società i relativi documenti giustificativi: la società li rileva come propri costi, deducibili nel rispetto del principio di inerenza. Le spese sostenute dal professionista in nome proprio per l’esecuzione dell’incarico, quali viaggio, vitto e alloggio documentati a proprio nome, generano invece un riaddebito al committente, analitico o forfetario, che il committente rileva quale componente del compenso complessivo dovuto al professionista.
Spese sostenute direttamente dalla società
Quando la società acquista direttamente il servizio di cui beneficia il professionista, quali prestazioni alberghiere o di somministrazione di alimenti e bevande, tale beneficio non costituisce compenso in natura per il professionista, che non lo considera nel proprio reddito: la società può dedurre il relativo costo alle condizioni ordinarie di dimostrabilità dell’inerenza e dell’effettività della spesa, riportando in fattura gli estremi del professionista che ha fruito della prestazione o della somministrazione.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Riforma 2025: neutralità fiscale dei rimborsi analitici tracciabili
Per effetto del D.Lgs. 192/2024, a decorrere dal 1° gennaio 2025 le spese sostenute dal professionista e riaddebitate analiticamente al committente, se il pagamento è stato effettuato con strumenti tracciabili, non concorrono più a formare il reddito di lavoro autonomo del professionista, il quale correlativamente non deduce i relativi costi; in assenza di riaddebito, o quando il pagamento non sia stato tracciabile, il professionista può ancora dedurre i costi sostenuti, sempre a condizione che il pagamento sia stato effettuato con mezzi tracciabili. Fino al 31 dicembre 2024, il riaddebito analitico costituiva invece reddito per il professionista e costo interamente deducibile per il committente.
Riaddebito forfetario
L’importo riaddebitato in forma forfetaria, a differenza di quello analitico, continua a costituire reddito per il professionista e costo integralmente deducibile per il committente quale componente del compenso professionale complessivo: è invece il professionista, e non il committente, a subire il limite di deducibilità del 75%, e comunque del 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, previsto dall’articolo 54, comma 5, del TUIR per le proprie spese di vitto e alloggio non riaddebitate analiticamente al cliente; in ogni caso, sia il riaddebito analitico sia quello forfetario restano soggetti alla ritenuta d’acconto, all’IVA e alla rivalsa dei contributi previdenziali dovuti alla cassa di appartenenza del professionista.
Parcella del professionista con rimborso analitico di spese
Un professionista esegue un incarico per una società e sostiene spese di trasferta per 500 euro, pagate con carta di credito. Fattura alla società il compenso di 3.000 euro e il rimborso analitico delle spese, con IVA sull’intero importo. Dal 2025 le spese riaddebitate analiticamente non sono reddito per il professionista, che non le deduce; per la società sono deducibili se il pagamento del professionista è tracciabile.
1. Ricevimento della parcella - 30 settembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Costi per servizi – Compensi professionali (B.7) | 3.000,00 | - |
| Costi per servizi – Rimborsi spese professionisti (B.7) | 500,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 770,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 4.270,00 |
| Totale | 4.270,00 | 4.270,00 |
L’eventuale contributo integrativo della cassa professionale si aggiungerebbe all’imponibile; qui si trascura.
2. Pagamento con ritenuta - 15 ottobre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 4.270,00 | - |
| Debiti tributari – Erario c/ritenute (D.12) | - | 600,00 |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 3.670,00 |
| Totale | 4.270,00 | 4.270,00 |
La ritenuta del 20% si applica al compenso di 3.000 euro. Per il trattamento dei rimborsi analitici ai fini della ritenuta occorre seguire le istruzioni applicative emanate dopo la riforma.
3. Versamento della ritenuta - 16 novembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti tributari – Erario c/ritenute (D.12) | 600,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 600,00 |
| Totale | 600,00 | 600,00 |
Controlli prima della dichiarazione
- Tracciabilità del pagamento delle spese. Verificare che le spese riaddebitate analiticamente dal professionista siano state pagate con strumenti tracciabili, condizione per la neutralità fiscale dal 2025.
- Corretta distinzione tra riaddebito analitico e forfetario. Verificare quale regime di riaddebito sia stato adottato, tenendo presente che l’eventuale limite di deducibilità del 75%/2% riguarda le spese di vitto e alloggio non riaddebitate del professionista, e non il costo dedotto dal committente.
- Intestazione dei documenti giustificativi. Verificare che le anticipazioni in nome e per conto della società siano documentate da giustificativi intestati alla società.
- Indicazione degli estremi del professionista. Verificare che la fattura per le spese sostenute direttamente dalla società riporti gli estremi del professionista beneficiario della prestazione.
Errori ricorrenti
Ritenuta calcolata solo sul compenso
Le spese riaddebitate dal professionista in fattura, al di fuori delle anticipazioni in nome e per conto del cliente, fanno parte del corrispettivo e sono soggette a ritenuta d'acconto insieme all'onorario, salvo le eccezioni previste per i rimborsi analitici esclusi dal reddito. Applicare la ritenuta al solo onorario, senza verificare il regime delle spese, genera errori nel versamento e nella certificazione.
Anticipazioni in nome del cliente gravate da IVA
Le somme pagate dal professionista in nome e per conto del cliente, come diritti camerali, imposte di registro o bolli, sono escluse dalla base imponibile IVA se documentate. Includerle nell'imponibile della fattura fa pagare al cliente un'IVA non dovuta e, se il cliente non detrae, un costo definitivo. Il committente dovrebbe verificare la corretta esposizione prima di registrare il documento.
Spese di trasferta del professionista dedotte due volte
Quando il committente paga direttamente vitto e alloggio del professionista, il costo è suo e non va riaddebitato in fattura. Accade invece che il professionista riaddebiti anche queste spese già sostenute dal cliente, che finisce per dedurle una volta come costo diretto e una seconda volta come parte del compenso. Il confronto tra giustificativi e fatture evita la duplicazione.