Inquadramento generale
Rimborsi spese per trasferte agli amministratori - gli amministratori che si spostano per incarichi della società ricevono rimborsi per viaggio, vitto e alloggio, e se usano la propria auto un’indennità chilometrica. Per gli amministratori che non sono professionisti, il compenso è assimilato al reddito di lavoro dipendente e le regole sulle trasferte ricalcano quelle dei dipendenti. Per la società, però, l’articolo 95, comma 3, del TUIR pone limiti specifici, in particolare per l’indennità chilometrica, deducibile solo nei limiti delle tabelle ACI e per auto di potenza non superiore a certi limiti.
Indennità chilometrica
Quando l’amministratore usa un’auto propria o noleggiata per una trasferta fuori dal comune della sede, la società gli riconosce un rimborso calcolato sui chilometri percorsi. È deducibile per la società nei limiti del costo di percorrenza delle tabelle ACI per un’auto di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, o 20 se a gasolio; la parte eccedente non è deducibile. Per l’amministratore l’indennità non costituisce reddito, se calcolata in base alle tabelle ACI del veicolo effettivamente utilizzato.
Vitto e alloggio
Le spese di vitto e alloggio rimborsate analiticamente per le trasferte fuori dal comune sono deducibili per la società fino a 180,76 euro al giorno, o 258,23 euro all’estero, come per i dipendenti. Dal 2025, per le trasferte in Italia, la deduzione e l’esenzione richiedono il pagamento con strumenti tracciabili.
Profilo civilistico
I rimborsi si rilevano tra i costi per servizi, nel conto dedicato ai compensi e rimborsi degli amministratori, nell’esercizio della trasferta. Occorre una nota spese con data, destinazione, motivo, chilometri percorsi e dati del veicolo.
Amministratori professionisti
Quando l’amministratore svolge l’incarico nell’ambito della propria attività professionale, i rimborsi seguono le regole dei rimborsi spese ai professionisti e confluiscono nella fattura emessa alla società.
Punti di attenzione
Occorre documentare ogni trasferta con una nota spese analitica e verificare che il veicolo sia intestato all’amministratore o da lui noleggiato. Rimborsi chilometrici per spostamenti tra casa e sede, o all’interno del comune, sono reddito per l’amministratore.
Informativa
I rimborsi spese non rientrano di regola nei compensi agli amministratori da indicare in nota integrativa, ma se hanno natura retributiva vanno compresi.
Mezzi pubblici e noleggi
Le spese di viaggio con mezzi pubblici, taxi o auto a noleggio con conducente documentate sono rimborsabili analiticamente e deducibili per intero, nel rispetto delle regole sulla tracciabilità. Se invece l’amministratore guida un’auto presa a noleggio, l’indennità chilometrica resta soggetta ai limiti delle tabelle ACI visti sopra.
Rimborsi spese per trasferte agli amministratori: esempio di contabilizzazione
Un amministratore percorre 600 chilometri con la propria auto da 22 cavalli fiscali a benzina e riceve 0,70 euro al chilometro, pari alla tabella ACI del suo veicolo. La società deduce solo l’importo calcolato sulla tabella di un’auto da 17 cavalli, per esempio 0,55 euro al chilometro, cioè 330 euro su 420.
L'indennità chilometrica dell'amministratore è deducibile nei limiti delle tabelle ACI per veicoli fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel: oltre quel limite il costo è indeducibile e l'eccedenza è reddito per l'amministratore.
Principi contabili (OIC)
Documentazione del percorso e collocazione contabile
L’indennità chilometrica corrisposta all’amministratore richiede una documentazione che attesti il percorso effettuato, la data della trasferta e il numero di chilometri percorsi, di norma riportata nella nota spese insieme agli altri giustificativi: il relativo costo confluisce, al pari delle altre spese di trasferta dell’amministratore, tra i costi per servizi, ed è di competenza dell’esercizio in cui la trasferta è stata effettuata, indipendentemente dal momento dell’effettivo rimborso.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Compensi di amministratori e sindaci. L’ammontare dei compensi, delle anticipazioni e dei crediti concessi ad amministratori e sindaci, cumulativamente per categoria, con tasso, condizioni e importi rimborsati o rinunciati, e gli impegni assunti per loro conto. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 16, c.c.; OIC 12, par. 117.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: compensi di amministratori e sindaci (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Limite di deducibilità ancorato alle tabelle ACI
Ai sensi dell’articolo 95, comma 3, del TUIR, le indennità chilometriche corrisposte agli amministratori per l’uso di autoveicoli propri, o presi a noleggio, in occasione di trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, sono deducibili per la società nei limiti dei costi di percorrenza o delle tariffe di noleggio relativi ad autoveicoli di potenza non superiore a diciassette cavalli fiscali, se con motore a benzina, o venti cavalli fiscali, se con motore diesel, determinati sulla base delle tabelle elaborate annualmente dall’Automobile Club d’Italia: l’eventuale eccedenza corrisposta rispetto a tali parametri tabellari resta indeducibile per la società, pur potendo essere stata interamente pattuita con l’amministratore in sede di nomina o di rimborso.
Irrilevanza reddituale per l’amministratore entro il limite tabellare
L’indennità chilometrica, quando corrisposta entro i limiti delle tabelle ACI relative al veicolo utilizzato, non concorre a formare il reddito dell’amministratore, in quanto rimborso di un costo effettivamente sostenuto e non un’indennità forfetaria svincolata dall’effettivo utilizzo del mezzo: l’eventuale importo corrisposto in eccedenza rispetto al parametro tabellare, pur restando indeducibile per la società, concorre invece a formare il reddito imponibile dell’amministratore quale compenso aggiuntivo.
Rimborso chilometrico per una trasferta con autovettura propria
Un amministratore percorre 400 chilometri con la propria autovettura di 15 cavalli fiscali a benzina per una trasferta; la tabella ACI applicabile indica un costo chilometrico di 0,45 euro, per un rimborso spettante di 180 euro, interamente corrisposto dalla società.
1. Rilevazione del rimborso chilometrico all’amministratore
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Rimborsi chilometrici amministratori (B.7) | 180,00 | - |
| Debiti verso amministratori (D.14) | - | 180,00 |
| Totale | 180,00 | 180,00 |
Poiché la potenza del veicolo non supera i diciassette cavalli fiscali previsti per i veicoli a benzina, e l’importo corrisposto corrisponde esattamente al costo chilometrico tabellare ACI, l’intero rimborso di 180 euro è deducibile per la società e non concorre a formare il reddito dell’amministratore.
2. Pagamento del rimborso
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso amministratori (D.14) | 180,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 180,00 |
| Totale | 180,00 | 180,00 |
Il rimborso si paga sulla base di una nota spese con data, percorso, chilometri e dati del veicolo.
Controlli prima della dichiarazione
- Verifica della potenza fiscale del veicolo. Verificare che la potenza del veicolo utilizzato non superi i limiti di diciassette o venti cavalli fiscali previsti dalla norma.
- Corretta applicazione della tabella ACI. Verificare che il costo chilometrico applicato corrisponda alla tabella ACI vigente per il modello di veicolo utilizzato nell’esercizio della trasferta.
- Trattamento dell’eventuale eccedenza. Verificare che l’importo corrisposto in eccedenza rispetto al parametro tabellare sia stato considerato indeducibile per la società e imponibile per l’amministratore.
- Documentazione del percorso. Verificare che la nota spese documenti adeguatamente il percorso e i chilometri effettivamente percorsi.
Errori ricorrenti
Indennità chilometriche per spostamenti casa-sede
Il tragitto dall'abitazione alla sede della società non è una trasferta e i rimborsi chilometrici calcolati per questi percorsi costituiscono compenso imponibile per l'amministratore. Quando l'amministratore risiede in un comune diverso da quello della sede, il rimborso per il viaggio abituale verso la sede resta in ogni caso reddito. La nota spese deve indicare partenza, destinazione e motivo di ciascun viaggio.
Rimborsi erogati senza previsione assembleare
Rimborsi forfettari o indennità periodiche non collegate a trasferte effettive assumono la natura di compenso aggiuntivo. Se non sono deliberati dall'assemblea come parte del compenso, rischiano l'indeducibilità per la società e restano comunque imponibili per l'amministratore. Il rimborso deve riferirsi a spostamenti documentati e non a importi fissi mensili.
Auto aziendale e rimborso chilometrico sullo stesso viaggio
L'indennità chilometrica spetta per l'uso del veicolo proprio dell'amministratore. Riconoscerla per trasferte effettuate con l'auto aziendale, di cui la società già sostiene carburante e costi di gestione, duplica il costo e trasferisce all'amministratore somme prive di causa. Il riscontro tra nota spese e registro di utilizzo dei veicoli aziendali impedisce la sovrapposizione.