Inquadramento generale
Rimborsi spese ai dipendenti e indennità di trasferta - quando un dipendente si reca in trasferta per lavoro, l’impresa gli rimborsa le spese di viaggio, vitto e alloggio, oppure gli riconosce un’indennità forfettaria, o una combinazione delle due. L’articolo 51, comma 5, del TUIR stabilisce in quali limiti queste somme non costituiscono reddito per il dipendente, e l’articolo 95 del TUIR in quali limiti sono deducibili per l’impresa. A queste regole si aggiungono quelle sulla gestione degli anticipi, sulla detrazione dell’IVA e, dal 2025, sulla tracciabilità dei pagamenti.
Tre sistemi di rimborso
Con il rimborso forfettario il dipendente riceve un’indennità giornaliera, esente fino a 46,48 euro per le trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle all’estero, importi ridotti se l’impresa fornisce vitto o alloggio. Con il rimborso analitico l’impresa rimborsa le spese documentate di viaggio, vitto e alloggio, che non costituiscono reddito, più le altre spese non documentabili fino a 15,49 euro al giorno in Italia. Il sistema misto combina un’indennità ridotta con il rimborso delle spese documentate.
Profilo civilistico
L’anticipo consegnato al dipendente prima della trasferta è un credito dell’impresa verso il dipendente, non un costo. Solo con la presentazione della nota spese, corredata dai documenti, si rileva il costo e si chiude il credito, con restituzione o integrazione della differenza. I rimborsi e le indennità si rilevano tra i costi del personale o i costi per servizi, secondo la prassi adottata, nell’esercizio in cui la trasferta è avvenuta.
Profilo fiscale
Per l’impresa le spese di vitto e alloggio rimborsate analiticamente per le trasferte fuori dal comune sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno, o 258,23 euro all’estero. Dal 2025 le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con mezzi non di linea per le trasferte in Italia sono esenti per il dipendente e deducibili per l’impresa solo se pagate con strumenti tracciabili. Le trasferte nel comune della sede di lavoro sono imponibili per il dipendente, salvo i rimborsi delle spese di trasporto documentate.
IVA
L’IVA sulle spese di vitto e alloggio del dipendente è detraibile solo se la fattura è intestata all’impresa, e non al dipendente.
Punti di attenzione
Occorre predisporre un regolamento aziendale sulle trasferte, verificare che le note spese siano complete e controllare i mezzi di pagamento utilizzati.
Trasferte all’estero e trasfertisti
Per le trasferte all’estero valgono limiti di esenzione più elevati, e le spese si convertono in euro al cambio del giorno. I lavoratori tenuti per contratto a spostarsi continuamente, i cosiddetti trasfertisti, hanno un regime proprio: le indennità loro corrisposte concorrono al reddito per il 50% del loro ammontare.
Scritture
All’erogazione dell’anticipo si addebita il credito verso il dipendente; alla presentazione della nota spese si addebitano i costi di trasferta e l’IVA detraibile, e si chiude il credito, rilevando il conguaglio da incassare o da pagare.
Rimborsi spese ai dipendenti e indennità di trasferta: esempio di contabilizzazione
Un dipendente in trasferta a Milano per due giorni riceve un anticipo di 500 euro e presenta una nota spese di 420 euro, con fatture intestate all’impresa pagate con la carta aziendale. L’impresa rileva il costo di 420 euro, detrae l’IVA e incassa dal dipendente gli 80 euro non spesi.
L'anticipo per la trasferta è un credito verso il dipendente da chiudere con la nota spese; l'IVA su vitto e alloggio è detraibile solo con fattura intestata all'impresa, e dal 2025 serve il pagamento tracciabile.
Principi contabili (OIC)
Gestione contabile dell’anticipo spese al dipendente
L’anticipo spese erogato al dipendente prima della trasferta va rilevato come credito dell’impresa verso il dipendente stesso, e non come costo di esercizio: solo al momento della presentazione della nota spese, corredata della documentazione delle spese effettivamente sostenute, l’impresa rileva il costo di competenza per l’importo documentato, chiudendo il credito originario ed eventualmente regolando la differenza, a debito o a credito, con il dipendente.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Detraibilità dell’IVA sulle spese di trasferta dei dipendenti
La detrazione dell’IVA assolta sulle spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente in trasferta è ammessa in capo all’impresa soltanto se l’operazione è documentata da fattura intestata all’impresa medesima, e non dal solo scontrino o dalla ricevuta fiscale intestata al dipendente: è pertanto opportuno che il dipendente in trasferta richieda sistematicamente l’emissione della fattura, comunicando i dati identificativi dell’impresa, per consentire l’esercizio della detrazione, che resta preclusa in assenza di tale documento anche quando la spesa risulti comunque deducibile ai fini delle imposte dirette entro i limiti ordinari.
Competenza del costo secondo la data della trasferta
Il costo per le spese di trasferta rimborsate al dipendente è deducibile secondo il principio di competenza economica, con riferimento al periodo in cui la trasferta è stata effettuata, indipendentemente dalla data di erogazione dell’anticipo spese o dalla data di effettivo rimborso del saldo al dipendente, che possono cadere in un momento diverso.
Anticipo spese e successiva rendicontazione della trasferta
Un’impresa eroga a un dipendente un anticipo spese di 1.000 euro prima di una trasferta; al rientro, il dipendente presenta una nota spese documentata per 850 euro, di cui 220 euro di vitto e alloggio documentati da fattura intestata all’impresa (200 euro di imponibile e 20 euro di IVA al 10%).
1. Erogazione dell’anticipo spese al dipendente
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Anticipi a dipendenti per trasferte (C.II.5-quater) | 1.000,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 1.000,00 |
| Totale | 1.000,00 | 1.000,00 |
2. Rendicontazione della trasferta e restituzione dell’eccedenza
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Spese di trasferta (B.7) | 830,00 | - |
| IVA c/acquisti (C.II.5-bis) | 20,00 | - |
| Cassa contanti (C.IV.3) | 150,00 | - |
| Anticipi a dipendenti per trasferte (C.II.5-quater) | - | 1.000,00 |
| Totale | 1.000,00 | 1.000,00 |
L’impresa rileva il costo di competenza per 830 euro, detrae l’IVA di 20 euro sulla quota di spesa documentata da fattura intestata a proprio nome, e incassa in contanti l’eccedenza dell’anticipo non utilizzata, pari a 150 euro, chiudendo così il credito originariamente sorto verso il dipendente.
Controlli prima della dichiarazione
- Corretta rilevazione dell’anticipo spese. Verificare che l’anticipo spese sia stato rilevato come credito verso il dipendente e non come costo anticipato.
- Fattura intestata all’impresa per la detrazione IVA. Verificare che le spese di vitto e alloggio per cui si intende detrarre l’IVA siano documentate da fattura intestata all’impresa.
- Chiusura tempestiva della nota spese. Verificare che la nota spese sia stata presentata e contabilizzata tempestivamente dopo il rientro dalla trasferta, con regolazione dell’eventuale differenza rispetto all’anticipo erogato.
Errori ricorrenti
Rimborsi forfettari e analitici cumulati senza limiti
Chi eroga contemporaneamente un'indennità forfettaria di trasferta e il rimborso analitico di vitto e alloggio deve ridurre la quota esente dell'indennità secondo le regole previste per i sistemi misti. Considerare esenti entrambe le componenti per intero trasforma parte del rimborso in retribuzione non assoggettata a imposte e contributi, con recupero a carico del datore di lavoro.
Trasferte nel comune della sede trattate come esenti
Le indennità e i rimborsi forfettari per trasferte all'interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorrono per intero al reddito del dipendente, salvo i soli rimborsi di spese di trasporto documentate. Applicare anche a questi spostamenti il trattamento di esenzione previsto per le trasferte fuori comune genera differenze in busta paga e nella certificazione unica.
Pagamenti in contanti per vitto e alloggio
Per i rimborsi analitici di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con mezzi non di linea la tracciabilità del pagamento è diventata condizione sia per l'esclusione dal reddito del dipendente sia per la deducibilità del costo per l'impresa. Accettare ricevute pagate in contanti, come in passato, rende il rimborso imponibile per il lavoratore e il costo indeducibile per la società.