Inquadramento generale
Beni destinati alla generalità dei dipendenti - sono beni che l’impresa mette a disposizione di tutti i dipendenti, o di intere categorie, perché li consumino in azienda, senza darli in proprietà al singolo: caffè, acqua e bevande dei distributori automatici, frutta e snack in ufficio, zucchero e bicchieri per l’area ristoro. Non sono una retribuzione e non si consegnano a una persona precisa.
Il costo è di utilità sociale per il personale e la detrazione IVA dipende dal modo in cui i beni sono messi a disposizione.
Cosa ci rientra
- Area ristoro. Caffè in capsule o in grani per i distributori; acqua in boccioni o bottiglie; tè, tisane, zucchero e latte; bicchieri e palette monouso.
- Ufficio e reparto. Frutta e snack messi a disposizione di tutti; bevande per i reparti nei mesi caldi; acqua per il personale di cantiere.
Come riconoscerlo nei documenti
Fatture di fornitori di bevande, caffè in capsule, acqua o prodotti alimentari consegnati in sede, destinati all’area ristoro o ai distributori del personale.
Differenze con conti simili
- Omaggi ai dipendenti. Pacchi natalizi e regali consegnati ai singoli dipendenti sono costi del personale in B.9.
- Beni per la mensa aziendale. I generi alimentari per una mensa interna hanno un conto proprio.
- Distributore automatico. La macchina è un bene strumentale, non un costo di consumo.
Collocazione in bilancio
B.6 (costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci); i regali ai singoli dipendenti in B.9 (costi per il personale).
Distributori automatici
Per detrarre l’IVA sugli alimenti servono tre condizioni: macchine installate nei locali dell’impresa, consumo all’interno e gratuità per il personale. In questo caso è detraibile anche l’IVA sulla macchina.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Alimenti e bevande messi a disposizione dei dipendenti in azienda sono spese per il personale di utilità sociale, deducibili nel limite del 5 per mille delle spese per lavoro dipendente (art. 100, c. 1, TUIR).
- IRAP. Per le società di capitali la base IRAP segue i valori di bilancio (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo in B.6 (costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci) si deduce per l’importo iscritto, senza le limitazioni forfettarie del TUIR, che valgono solo per l’IRES (Cass. 11791/2024).
- IVA. L’IVA sugli acquisti di alimenti e bevande in genere non è detraibile (art. 19-bis1, lett. f, DPR 633/1972).
Beni destinati alla generalità dei dipendenti: esempio di contabilizzazione
Un’impresa rifornisce di caffè in capsule e acqua i distributori della sala ristoro, 600 euro più IVA.
I beni consumati in azienda da tutti i dipendenti sono costi in B.6 (costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci); l'IVA è detraibile solo se passano da distributori automatici installati nei locali.
Principi contabili (OIC)
Collocazione
I beni consumati in azienda dal personale sono costi in B.6 (OIC 12); la macchina distributrice è un bene strumentale; i regali ai singoli dipendenti sono costi del personale in B.9.
Rilevanza
Le scorte di beni di conforto sono di norma irrilevanti e non si inventariano.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Alimenti e bevande messi a disposizione dei dipendenti in azienda sono spese per il personale di utilità sociale, deducibili nel limite del 5 per mille delle spese per lavoro dipendente (art. 100, c. 1, TUIR). Se l’impresa non ha dipendenti, sono spese di rappresentanza. Se i beni sono tassati in capo al dipendente come fringe benefit, il costo è deducibile per intero. Per il dipendente non formano reddito i beni ricevuti entro 1.000 euro l’anno, 2.000 con figli a carico, per il triennio 2025-2027 (art. 51, c. 3, TUIR; L. 207/2024).
IRAP
Per le società di capitali la base IRAP segue i valori di bilancio (art. 5 D.Lgs. 446/1997): il costo in B.6 (costi per materie prime, sussidiarie, di consumo e di merci) si deduce per l’importo iscritto, senza le limitazioni forfettarie del TUIR, che valgono solo per l’IRES (Cass. 11791/2024). Per le società di persone e le imprese individuali che non hanno optato per il metodo di bilancio i componenti si assumono secondo le regole del TUIR (art. 5-bis), e quindi anche con i suoi limiti.
IVA
L’IVA sugli acquisti di alimenti e bevande in genere non è detraibile (art. 19-bis1, lett. f, DPR 633/1972). Fa eccezione la somministrazione tramite distributori automatici: l’IVA sulla macchina, sugli alimenti e sulle bevande è detraibile se i distributori sono installati nei locali dell’impresa, i beni sono consumati all’interno e sono gratuiti per il personale. Per frutta, snack o bevande messi a disposizione senza distributore l’IVA resta indetraibile.
Caffè e acqua per i distributori della sala ristoro
Un’impresa rifornisce di caffè in capsule e acqua i distributori della sala ristoro, 600 euro più IVA.
1. Ricevimento della fattura - 6 febbraio 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Beni per la generalità dei dipendenti (B.6) | 600,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 132,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 732,00 |
| Totale | 732,00 | 732,00 |
I beni sono somministrati gratuitamente dai distributori installati nei locali: l’IVA è detraibile.
2. Pagamento del fornitore - 8 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 732,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 732,00 |
| Totale | 732,00 | 732,00 |
3. Stanziamento della fattura da ricevere - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Beni per la generalità dei dipendenti (B.6) | 250,00 | - |
| Debiti verso fornitori – Fatture da ricevere (D.7) | - | 250,00 |
| Totale | 250,00 | 250,00 |
Una fornitura di acqua consegnata il 30 dicembre sarà fatturata a gennaio.
4. Arrivo della fattura nell’esercizio successivo - 15 gennaio 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori – Fatture da ricevere (D.7) | 250,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 55,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 305,00 |
| Totale | 305,00 | 305,00 |
La fattura di gennaio chiude lo stanziamento.
Controlli prima della dichiarazione
- Modalità di distribuzione. Verificare se i beni passano da distributori automatici nei locali: decide la detrazione IVA.
- Limite del 5 per mille. Calcolare il limite sul costo del personale.
- Regali ai singoli. Verificare che pacchi dono e regali ai singoli siano in B.9 (costi per il personale).
Errori ricorrenti
IVA detratta su alimenti senza distributore
Per frutta e snack messi a disposizione senza distributori l’IVA resta indetraibile.
Limite del 5 per mille ignorato
Le spese volontarie oltre il limite vanno riprese in dichiarazione.
Pacchi natalizi in questo conto
I regali ai singoli dipendenti sono omaggi, costi del personale e fringe benefit.