Inquadramento generale
Rimborsi spese - sono le somme che l’impresa riceve da terzi a copertura di spese sostenute per loro conto o nel loro interesse, fuori dalle vendite: costi riaddebitati a una società del gruppo, spese legali rimborsate per sentenza, utenze riaddebitate a chi occupa un locale.
Il costo e il suo rimborso restano in voci separate: compensarli ridurrebbe insieme costi e ricavi e renderebbe il conto economico meno leggibile.
Cosa ci rientra
- Esempi. Riaddebito di costi comuni a una consociata; spese legali liquidate in sentenza a carico della controparte; rimborso di utenze da un subconduttore.
Come riconoscerlo nei documenti
Fattura o nota di riaddebito con il dettaglio dei costi; sentenza o accordo per i rimborsi di spese legali.
Differenze con conti simili
- Spese accessorie alle vendite. Trasporto e imballaggio addebitati al cliente sono ricavi in A.1 (ricavi delle vendite e delle prestazioni).
- Anticipazioni in nome e per conto. Sono crediti, non ricavi.
Collocazione in bilancio
A.5 (altri ricavi e proventi).
Rimborsi dei costi di produzione
Stampi, attrezzature dedicate, campionature e prove addebitati al cliente fuori dal prezzo del prodotto hanno un conto proprio, Rimborsi dei costi di produzione, e seguono l’IVA dell’operazione a cui si riferiscono.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Il rimborso concorre al reddito nell’esercizio di competenza (art. 88 TUIR); il costo rimborsato resta deducibile nella sua voce.
- IRAP. Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione (art. 5 D.Lgs. 446/1997): i componenti iscritti nel valore della produzione concorrono alla base per l’importo di bilancio.
- IVA. Il riaddebito di costi a terzi è di regola una prestazione imponibile con l’aliquota del servizio; le spese anticipate in nome e per conto del terzo e documentate sono escluse (art. 15, c. 1, n. 3, DPR 633/1972); i rimborsi con funzione risarcitoria, come le spese legali liquidate in sentenza, sono fuori campo.
Rimborsi spese: esempio di contabilizzazione
L’impresa riaddebita a una consociata 3.000 euro di costi amministrativi comuni, più IVA 22%.
I rimborsi di spese ricevuti da terzi sono componenti positivi in A.5 (altri ricavi e proventi), separati dal costo rimborsato; ai fini IVA il riaddebito è di regola imponibile, salvo le anticipazioni in nome e per conto (art. 15) e i rimborsi con funzione risarcitoria.
Principi contabili (OIC)
Altri ricavi e proventi
Dal 2016 non esiste più l’area straordinaria: i proventi non caratteristici e non finanziari, compresi quelli di natura eccezionale, si iscrivono in A.5 (altri ricavi e proventi) e, se rilevanti, si descrivono in nota integrativa (art. 2427, n. 13, c.c.).
Divieto di compensazione
L’art. 2423-ter c.c. vieta le compensazioni tra partite: il rimborso si espone in A.5 (altri ricavi e proventi) e il costo nella sua voce di B.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Il rimborso concorre al reddito nell’esercizio di competenza (art. 88 TUIR); il costo rimborsato resta deducibile nella sua voce.
IRAP
Per le società di capitali la base IRAP è la differenza tra valore e costi della produzione (art. 5 D.Lgs. 446/1997): i componenti iscritti nel valore della produzione concorrono alla base per l’importo di bilancio. Le società di persone e le imprese individuali che non hanno optato per il metodo di bilancio assumono i ricavi secondo le regole del TUIR (art. 5-bis).
IVA
Il riaddebito di costi a terzi è di regola una prestazione imponibile con l’aliquota del servizio; le spese anticipate in nome e per conto del terzo e documentate sono escluse (art. 15, c. 1, n. 3, DPR 633/1972); i rimborsi con funzione risarcitoria, come le spese legali liquidate in sentenza, sono fuori campo.
Riaddebito di costi comuni a una società del gruppo
L’impresa riaddebita a una consociata 3.000 euro di costi amministrativi comuni, più IVA 22%.
1. Costi comuni sostenuti nell’anno - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Servizi amministrativi (B.7) | 3.000,00 | - |
| Debiti verso fornitori – Fatture da ricevere (D.7) | - | 3.000,00 |
| Totale | 3.000,00 | 3.000,00 |
La società capogruppo sostiene costi amministrativi comuni, fatturati dal fornitore nel 2026.
2. Stanziamento del riaddebito - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti – Fatture da emettere (C.II.1) | 3.000,00 | - |
| Rimborsi spese (A.5) | - | 3.000,00 |
| Totale | 3.000,00 | 3.000,00 |
La quota della consociata è di competenza del 2025.
3. Storno della fattura da emettere - 1° gennaio 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Rimborsi spese (A.5) | 3.000,00 | - |
| Crediti verso clienti – Fatture da emettere (C.II.1) | - | 3.000,00 |
| Totale | 3.000,00 | 3.000,00 |
4. Fattura di riaddebito - 31 gennaio 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti (C.II.1) | 3.660,00 | - |
| Rimborsi spese (A.5) | - | 3.000,00 |
| IVA a debito (D.12) | - | 660,00 |
| Totale | 3.660,00 | 3.660,00 |
Il riaddebito di servizi è imponibile al 22%.
5. Incasso - 28 febbraio 2026
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Banca c/c (C.IV.1) | 3.660,00 | - |
| Crediti verso clienti (C.II.1) | - | 3.660,00 |
| Totale | 3.660,00 | 3.660,00 |
Controlli prima della dichiarazione
- Regime IVA. Distinguere riaddebiti imponibili, anticipazioni art. 15 e rimborsi risarcitori.
- Compensazioni. Verificare che il rimborso non sia portato a riduzione del costo.
- Documentazione. Conservare il criterio di ripartizione dei costi comuni.
Errori ricorrenti
Rimborso portato a riduzione del costo
È vietata la compensazione.
Riaddebito senza IVA
Di regola è imponibile.
Spese legali di sentenza fatturate con IVA
Hanno natura risarcitoria.