Inquadramento generale
Il campionario è l’insieme dei beni che l’impresa conserva per mostrare a clienti e agenti le caratteristiche dei propri prodotti e facilitarne la vendita: capi di abbigliamento, cataloghi di materiali, modelli, prototipi dimostrativi. I beni restano nella disponibilità dell’impresa, o dei suoi agenti, e non vengono ceduti ai clienti. Proprio questa destinazione li distingue sia dalle rimanenze destinate alla vendita sia dai campioni gratuiti distribuiti ai clienti.
Profilo civilistico
Secondo la prassi contabile i costi per realizzare o acquistare il campionario sono assimilati ai costi di pubblicità: si imputano a conto economico nell’esercizio in cui sono sostenuti, secondo la loro natura, e non si capitalizzano. L’OIC 24 ammette la capitalizzazione solo in casi eccezionali, quando il campionario ha un’utilità pluriennale dimostrabile, come nei campionari durevoli utilizzati per più stagioni, e i costi sono recuperabili. Il campionario non si iscrive tra le rimanenze, perché non è destinato alla vendita.
Profilo fiscale
Il costo del campionario è deducibile nell’esercizio in cui è sostenuto come spesa di pubblicità, secondo l’articolo 108 del TUIR. Se capitalizzato, segue il piano di ammortamento. Ai fini IVA la consegna dei campionari agli agenti non è una cessione, perché la proprietà resta all’impresa; la movimentazione va però documentata con un documento di trasporto o un altro documento che attesti il titolo della consegna.
Campionario e presunzione di cessione
I beni dati in campionario agli agenti si trovano fuori dai luoghi dell’impresa: per evitare che l’Amministrazione presuma che siano stati venduti, occorre documentare la consegna a titolo di campionario, con documento di trasporto e annotazione della causale. Al rientro dei beni, o alla loro distruzione, va seguita la stessa cautela.
Vendita del campionario
Se al termine della stagione il campionario viene venduto, il ricavo è imponibile ai fini IVA e delle imposte dirette, anche se il costo era già stato dedotto per intero.
Punti di attenzione
Conviene tenere un registro dei campionari consegnati a ciascun agente, con la data di consegna e di rientro. A fine esercizio i campionari non vanno inclusi nell’inventario delle merci. Le scelte di capitalizzazione vanno motivate in nota integrativa.
Campionario: esempio di contabilizzazione
Un’impresa di abbigliamento realizza campionari per la nuova collezione spendendo 25.000 euro e li consegna ai propri agenti con documento di trasporto a titolo di campionario. Il costo è interamente dell’esercizio e deducibile; se a fine stagione vende i capi a un outlet per 5.000 euro, rileva un ricavo imponibile di pari importo.
Informativa
Se il campionario è capitalizzato, la nota integrativa illustra le ragioni dell’utilità pluriennale, il periodo di ammortamento e i movimenti della voce. Se invece i costi sono spesati nell’esercizio, non servono informazioni specifiche, salvo che l’importo sia rilevante e vada commentato nell’analisi dei costi per servizi e materiali. Per gli agenti che ricevono campionari, il contratto di agenzia dovrebbe regolare custodia, restituzione e responsabilità in caso di perdita.
Il campionario è uno strumento di vendita, non una rimanenza: il costo va a conto economico come la pubblicità, salvo i casi eccezionali di capitalizzazione ammessi dall'OIC 24.
Principi contabili (OIC)
Costo di periodo, salvo il caso eccezionale della capitalizzazione
I costi sostenuti per la realizzazione o l’acquisto del campionario sono equiparati, secondo la prassi contabile, ai costi di pubblicità: non sono capitalizzabili come oneri pluriennali, a meno che non presentino i requisiti richiesti per la capitalizzazione dei costi di impianto e di ampliamento, ad esempio quando il campionario è funzionale all’avvio di una nuova produzione o di una nuova linea di prodotto e ricorrono le condizioni previste dall’OIC 24 per tale voce. Nella generalità dei casi il costo del campionario è quindi imputato integralmente a conto economico nell’esercizio di sostenimento, tra i costi per servizi o tra gli oneri diversi di gestione secondo la natura del bene.
Distinzione dalle rimanenze di magazzino
Il campionario destinato a restare stabilmente nella disponibilità dell’impresa a fini dimostrativi va tenuto distinto, sul piano contabile, dalle rimanenze di beni destinati alla vendita: la sua funzione non è di generare un ricavo diretto, ma di supportare l’attività commerciale, e ciò giustifica l’imputazione a costo di periodo anziché la valorizzazione secondo i criteri delle rimanenze previsti dall’OIC 13.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. Metodo e coefficienti di ammortamento per categoria di cespiti o per componente, quota di costi generali capitalizzati, criterio ed effetti di eventuali rivalutazioni, criterio per i beni ricevuti gratuitamente o in permuta e metodo di contabilizzazione dei contributi (a riduzione del costo o a risconto). Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Movimenti delle immobilizzazioni. Per ciascuna voce: costo, rivalutazioni, ammortamenti e svalutazioni precedenti; acquisizioni, spostamenti tra voci e alienazioni dell’esercizio; rivalutazioni, ammortamenti e svalutazioni dell’esercizio; totale delle rivalutazioni esistenti a fine esercizio. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 2, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; movimenti delle immobilizzazioni (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Deduzione secondo l’imputazione a conto economico
Ai fini della deduzione, si applica l’articolo 108, comma 1, del TUIR: le spese di campionario si deducono nell’esercizio in cui sono imputate a conto economico, senza le limitazioni quantitative previste per altre categorie di spese di rappresentanza. Nell’ipotesi, meno frequente, in cui il campionario venga capitalizzato come costo di impianto e di ampliamento, la deduzione fiscale segue la quota di ammortamento civilisticamente prevista, nei limiti dell’articolo 108, con la conseguente necessità di verificare, esercizio per esercizio, la coerenza tra il piano di ammortamento civilistico e la quota fiscalmente riconosciuta.
Ai fini IVA, la costituzione del campionario non configura una cessione imponibile quando i beni restano nella disponibilità dell’impresa a scopo dimostrativo e non sono ceduti a terzi: l’imposta assolta sull’acquisto dei beni destinati al campionario è detraibile secondo le regole ordinarie, trattandosi di beni strumentali all’attività. Diverso è il caso in cui elementi del campionario vengano successivamente ceduti gratuitamente a clienti o promotori: in tal caso si applicano le regole proprie dei campioni gratuiti o degli omaggi, secondo la natura del bene e il rispetto dei requisiti di modico valore.
Campionario per una nuova collezione
Un’impresa manifatturiera realizza a febbraio 2025 un campionario della nuova collezione, da mostrare ad agenti e clienti. Acquista materiali per 5.000 euro più IVA e affida una lavorazione a un laboratorio esterno per 3.000 euro più IVA. Il campionario non ha i requisiti per essere capitalizzato e i costi restano a conto economico, deducibili nell’esercizio.
1. Fattura dei materiali - 5 febbraio 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Acquisti di materie prime (B.6) | 5.000,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 1.100,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 6.100,00 |
| Totale | 6.100,00 | 6.100,00 |
2. Fattura della lavorazione esterna - 20 febbraio 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Costi per servizi – Lavorazioni di terzi (B.7) | 3.000,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 660,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 3.660,00 |
| Totale | 3.660,00 | 3.660,00 |
3. Pagamento dei fornitori - 31 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 9.760,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 9.760,00 |
| Totale | 9.760,00 | 9.760,00 |
4. Chiusura dell’esercizio - 31 dicembre 2025
I materiali impiegati nel campionario non si iscrivono tra le rimanenze finali, perché sono destinati a essere mostrati e non venduti. Se a fine anno parte dei materiali acquistati non fosse ancora stata utilizzata, quella parte resterebbe tra le rimanenze di materie prime. I campioni consegnati gratuitamente agli agenti sono esclusi da IVA se di modico valore e contrassegnati.
Controlli prima della dichiarazione
- Destinazione del bene. Verificare che il campionario resti nella disponibilità dell’impresa: se singoli articoli vengono ceduti a terzi, si applicano le regole dei campioni gratuiti o degli omaggi, non quelle del campionario.
- Capitalizzazione. Ammessa solo in presenza dei requisiti OIC 24 per i costi di impianto e ampliamento; in assenza, imputazione integrale a conto economico.
- IVA sull’acquisto. Detraibile secondo le regole ordinarie, trattandosi di beni strumentali destinati a restare nella disponibilità dell’impresa.
Errori ricorrenti
Campionario consegnato agli agenti senza documento
Gli articoli affidati ad agenti e rappresentanti restano di proprietà dell'impresa e vanno accompagnati da un documento di trasporto che ne indichi la causale. In assenza di questa documentazione, i beni che non risultano presenti nei locali dell'impresa possono essere considerati ceduti senza fattura, con recupero di imposte sui ricavi presunti e sull'IVA.
Campionario non restituito a fine rapporto
Quando il rapporto con l'agente cessa, il campionario va restituito oppure la mancata restituzione va regolata, con addebito all'agente o rilevazione di una perdita documentata. Lasciare i beni presso un collaboratore non più attivo, senza alcuna scrittura, crea differenze inventariali inspiegabili e un rischio di presunzione di cessione.
Articoli di campionario valutati come merce vendibile
Gli articoli utilizzati come campionario, spesso usurati o fuori collezione, non hanno lo stesso valore di realizzo della merce destinata alla vendita. Includerli tra le rimanenze al costo pieno, insieme ai prodotti finiti, sopravvaluta il magazzino. Se restano tra le rimanenze vanno valutati al minore tra costo e valore di realizzo effettivo.