Inquadramento generale
La contabilità di magazzino è l’insieme delle scritture ausiliarie che seguono, per quantità, i movimenti dei beni in entrata e in uscita e le variazioni tra un inventario e l’altro. Il DPR 600/1973, all’articolo 14, e il DPR 695/1996 la rendono obbligatoria per le imprese in contabilità ordinaria quando, per due esercizi consecutivi, i ricavi superano 5.164.568,99 euro e il valore delle rimanenze finali supera 1.100.000 euro, soglia elevata dal DL 146/2021. Le due condizioni devono verificarsi insieme: non basta superarne una sola.
Decorrenza e cessazione
L’obbligo scatta dal secondo esercizio successivo a quello in cui le soglie sono state superate per la seconda volta consecutiva, e cessa dal primo esercizio successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, anche una sola delle soglie non è superata. Il calendario va quindi verificato ogni anno a partire dai dati di bilancio.
Contenuto delle scritture
Le scritture ausiliarie di magazzino si tengono in forma sistematica, per quantità, suddivise per categorie di beni omogenei per natura e valore. Devono registrare le entrate e le uscite di merci, materie prime, semilavorati, prodotti finiti e imballaggi destinati alla vendita, e consentire di ricostruire le giacenze. Non è obbligatorio indicare i valori: il valore si determina con l’inventario di fine anno.
Profilo civilistico
La contabilità di magazzino non sostituisce l’inventario fisico, che resta necessario per verificare le giacenze e riconciliarle con le scritture. Le differenze inventariali, cali, furti o errori, vanno analizzate e rilevate. La valutazione delle rimanenze segue l’OIC 13 e l’articolo 2426 del codice civile.
Profilo fiscale
La mancata tenuta della contabilità di magazzino quando obbligatoria è sanzionata e costituisce una delle irregolarità che, se gravi e ripetute, possono rendere inattendibile la contabilità e aprire all’accertamento induttivo. Anche la presunzione di cessione dei beni non rinvenuti nei luoghi dell’impresa si contrasta meglio con scritture di magazzino affidabili.
Punti di attenzione
Occorre controllare ogni anno le due soglie sui dati degli ultimi due esercizi. Le scritture devono essere tenute in modo continuativo durante l’anno, non ricostruite a fine esercizio. Gli scostamenti tra giacenza contabile e fisica vanno documentati.
Informativa
La nota integrativa descrive i criteri di valutazione delle rimanenze e le loro variazioni; la tenuta della contabilità di magazzino non richiede un’informativa specifica, ma ne rende più affidabili i dati.
Contabilità di magazzino: esempio di contabilizzazione
Una società ha ricavi di 6 milioni e rimanenze di 1,2 milioni di euro sia nel 2024 sia nel 2025. Supera entrambe le soglie per due esercizi consecutivi e deve tenere la contabilità di magazzino dal 2027, secondo la decorrenza prevista.
Per il 2026, primo esercizio dopo il secondo superamento, la società non è ancora obbligata, ma conviene organizzare fin da subito le procedure e i codici articolo, per partire con scritture complete dal 1° gennaio 2027. Se nel 2026 e nel 2027 le rimanenze scendessero sotto 1.100.000 euro, l’obbligo cesserebbe dal 2028.
La contabilità di magazzino è obbligatoria solo quando ricavi e rimanenze superano insieme le soglie per due esercizi consecutivi; segue le quantità per categorie omogenee e si riconcilia con l'inventario fisico.
Principi contabili (OIC)
Funzione extracontabile di controllo quantitativo
Le scritture ausiliarie di magazzino si affiancano, senza sostituirle, alle rilevazioni di carattere generale: mentre il bilancio espone il valore delle rimanenze finali secondo i criteri dell’OIC 13, le scritture di magazzino seguono in forma sistematica, per singola categoria omogenea di beni, le variazioni quantitative intervenute tra le consistenze di due inventari annuali consecutivi, in termini di quantità e non di solo valore. Le registrazioni nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre sessanta giorni dal momento in cui l’operazione si è verificata.
Riscontro con l’inventario fisico di fine esercizio
La tenuta delle scritture ausiliarie non esonera dall’obbligo di procedere, alla chiusura dell’esercizio, a un inventario fisico delle giacenze, il cui risultato va riconciliato con le risultanze contabili di magazzino: le differenze emerse, quando non riconducibili a cali fisiologici o a errori di rilevazione occasionali, costituiscono un indicatore che il redattore del bilancio deve considerare ai fini della congruità del criterio di valutazione delle rimanenze adottato ai sensi dell’OIC 13.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Svalutazioni e ripristini delle rimanenze. I criteri di svalutazione al valore di realizzo, gli eventuali ripristini del costo con il relativo effetto a conto economico e i gravami sulle rimanenze (pegno, riserva di proprietà). Principio contabile: OIC 13, par. 59-60 e 64.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; svalutazioni e ripristini delle rimanenze (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Soglie dimensionali e decorrenza dell’obbligo
Ai sensi dell’articolo 14, primo comma, lettera d), del DPR 600/1973, le società, gli enti e gli imprenditori commerciali in contabilità ordinaria devono tenere scritture ausiliarie di magazzino, in forma sistematica e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze degli inventari annuali, quando per due esercizi consecutivi l’ammontare dei ricavi supera 5.164.568,99 euro e il valore complessivo delle rimanenze finali supera 1.100.000 euro: entrambe le soglie devono essere superate congiuntamente, non alternativamente. L’obbligo decorre dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, sono superati entrambi i limiti (DPR 695/1996, art. 1, comma 1). Dalle scritture ausiliarie di magazzino possono essere esclusi tutti i movimenti relativi a singoli beni o a categorie inventariali il cui costo complessivo, nel periodo d’imposta precedente, non eccede il 20% di quello sostenuto nello stesso periodo per tutti i beni considerati.
Riflessi sull’attendibilità della contabilità
L’inosservanza dell’obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino, quando dovuto, costituisce una delle irregolarità che concorrono a determinare l’inattendibilità complessiva della contabilità, con conseguente possibilità per l’Amministrazione finanziaria di procedere ad accertamento induttivo.
Movimenti di una categoria soggetta alla contabilità di magazzino
Alfa Spa ha superato per due esercizi consecutivi le soglie di ricavi e di rimanenze che rendono obbligatoria la contabilità di magazzino. Per la categoria «prodotti A» nel 2025 acquista 1.000 unità a 30 euro e ne vende 800 a 50 euro; a fine anno la giacenza è di 200 unità, con un valore di 6.000 euro. Le scritture ausiliarie di magazzino registrano le quantità entrate e uscite entro sessanta giorni.
1. Fattura di acquisto - 10 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Acquisti di merci (B.6) | 30.000,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 6.600,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 36.600,00 |
| Totale | 36.600,00 | 36.600,00 |
Nelle scritture di magazzino si registra il carico di 1.000 unità.
2. Pagamento del fornitore - 9 aprile 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 36.600,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 36.600,00 |
| Totale | 36.600,00 | 36.600,00 |
3. Fatture di vendita - nel corso del 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti (C.II.1) | 48.800,00 | - |
| Ricavi delle vendite (A.1) | - | 40.000,00 |
| IVA a debito (D.12) | - | 8.800,00 |
| Totale | 48.800,00 | 48.800,00 |
Nelle scritture di magazzino si registra lo scarico di 800 unità.
4. Incasso dai clienti - nel corso del 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Banca c/c (C.IV.1) | 48.800,00 | - |
| Crediti verso clienti (C.II.1) | - | 48.800,00 |
| Totale | 48.800,00 | 48.800,00 |
5. Rimanenze finali - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Rimanenze di merci (C.I.4) | 6.000,00 | - |
| Variazione delle rimanenze di merci (B.11) | - | 6.000,00 |
| Totale | 6.000,00 | 6.000,00 |
La giacenza contabile di 200 unità si confronta con l’inventario fisico: eventuali differenze vanno spiegate, perché la contabilità di magazzino serve proprio a verificare la coerenza tra movimenti e rimanenze. Il 1° gennaio 2026 le rimanenze si stornano nella voce B.11 (variazioni delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci).
Controlli prima della dichiarazione
- Superamento congiunto delle soglie. Verificare che entrambe le soglie di ricavi (5.164.568,99 euro) e rimanenze (1.100.000 euro) siano state superate per due esercizi consecutivi, non una sola.
- Decorrenza dell’obbligo. L’obbligo scatta dal secondo periodo d’imposta successivo al secondo superamento consecutivo delle soglie, non dall’esercizio stesso del superamento.
- Categorie escluse. Verificare la corretta esclusione delle categorie di beni il cui costo non eccede il 20% del costo complessivo dei beni movimentati.
- Tempestività delle registrazioni. Le registrazioni nelle scritture ausiliarie devono avvenire entro sessanta giorni dall’operazione.
Errori ricorrenti
Scritture tenute solo in valore
Le scritture ausiliarie di magazzino servono a seguire le variazioni delle quantità tra un inventario e l'altro. Un prospetto che riporta soltanto valori, senza carichi e scarichi per quantità, non consente di ricostruire le giacenze e non soddisfa l'obbligo. In verifica la mancanza della dimensione quantitativa viene trattata come assenza delle scritture.
Differenze tra giacenze contabili e fisiche non spiegate
Quando l'inventario fisico non coincide con le giacenze risultanti dalle scritture, la differenza va analizzata e documentata come calo, furto, distruzione o errore di registrazione. Rettificarla con una semplice scrittura di assestamento lascia aperta la presunzione di cessioni o acquisti non registrati, che l'Ufficio può utilizzare per ricostruire i ricavi.
Obbligo interrotto dopo un solo anno sotto soglia
Così come l'obbligo sorge dopo due superamenti consecutivi delle soglie, anche la cessazione richiede che ricavi o rimanenze scendano sotto i limiti per due periodi consecutivi. Sospendere la tenuta delle scritture al primo esercizio sotto soglia espone alla contestazione di omessa tenuta per l'anno in cui l'obbligo era ancora in vigore.