Inquadramento generale
Depositi cauzionali ricevuti - sono le somme ricevute a garanzia dell’adempimento di un contratto, da restituire alla scadenza: depositi degli inquilini, dei clienti per imballaggi e attrezzature date in uso, cauzioni sui contratti di fornitura.
Se il deposito è trattenuto per danni o canoni non pagati, la parte trattenuta diventa un ricavo o riduce il credito verso il conduttore.
Cosa ci rientra
- Esempi. Deposito dell’inquilino di un immobile locato; cauzione per bombole o pallet a rendere; deposito di un cliente per un’attrezzatura in comodato.
- Cosa non ci rientra. Acconti sul prezzo e caparre confirmatorie dei clienti (D.6, acconti).
Come riconoscerlo nei documenti
Contratto con la clausola di cauzione e ricevuta del deposito.
Differenze con conti simili
- Acconti da clienti. Anticipano il prezzo; le caparre confirmatorie dei clienti stanno anch’esse in D.6 (acconti).
- Debiti diversi. Raccolgono le somme da restituire che non garantiscono un contratto.
Collocazione in bilancio
Passivo D.14 (altri debiti), con la quota esigibile oltre l’esercizio successivo.
Esigibilità
Con contratti pluriennali il deposito è di norma esigibile oltre l’esercizio successivo.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. Il deposito non è un ricavo finché non va restituito.
- IRAP. Il debito in sé non è un componente di reddito e non entra nella base IRAP: conta solo il costo da cui nasce, con le regole della voce del conto economico in cui è iscritto (art. 5 D.Lgs. 446/1997).
- IVA. Il deposito cauzionale non è un corrispettivo: è fuori campo IVA (art. 15 DPR 633/1972).
Depositi cauzionali ricevuti: esempio di contabilizzazione
Una società che loca un immobile riceve dall’inquilino un deposito cauzionale di 3.000 euro.
Il deposito cauzionale ricevuto non è un ricavo: è un debito in D.14 (altri debiti) da restituire alla fine del contratto, spesso con gli interessi legali.
Principi contabili (OIC)
Altri debiti
La voce D.14 è residuale: accoglie i debiti che non trovano posto nelle voci precedenti, come quelli verso dipendenti, amministratori, sindaci, soci per dividendi e depositi cauzionali ricevuti.
Esigibilità
Per ogni voce dei debiti lo stato patrimoniale indica separatamente la parte esigibile oltre l’esercizio successivo; la nota integrativa indica i debiti di durata superiore a cinque anni e quelli assistiti da garanzie reali.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Scadenze e garanzie. Distintamente per voce, i crediti e i debiti di durata residua superiore a cinque anni, i debiti assistiti da garanzie reali su beni sociali con la natura della garanzia e la ripartizione per aree geografiche. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 6, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
Il deposito non è un ricavo finché non va restituito. Nelle locazioni gli interessi legali dovuti all’inquilino sul deposito (art. 11 L. 392/1978) sono oneri finanziari deducibili; il deposito trattenuto per danni diventa un provento.
IRAP
Il debito in sé non è un componente di reddito e non entra nella base IRAP: conta solo il costo da cui nasce, con le regole della voce del conto economico in cui è iscritto (art. 5 D.Lgs. 446/1997).
IVA
Il deposito cauzionale non è un corrispettivo: è fuori campo IVA (art. 15 DPR 633/1972). Se è trattenuto a titolo di prezzo, l’IVA si applica in quel momento.
Deposito cauzionale di un inquilino
Una società che loca un immobile riceve dall’inquilino un deposito cauzionale di 3.000 euro.
1. Incasso del deposito - 1° gennaio 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Banca c/c (C.IV.1) | 3.000,00 | - |
| Depositi cauzionali ricevuti (D.14) | - | 3.000,00 |
| Totale | 3.000,00 | 3.000,00 |
Il contratto di locazione dura sei anni.
2. Interessi legali dell’anno - 31 dicembre 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Interessi passivi su depositi cauzionali (C.17) | 60,00 | - |
| Debiti diversi (D.14) | - | 60,00 |
| Totale | 60,00 | 60,00 |
Interessi legali del 2% sul deposito di 3.000 euro, dovuti all’inquilino.
3. Restituzione a fine contratto - 31 dicembre 2030
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Depositi cauzionali ricevuti (D.14) | 3.000,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 3.000,00 |
| Totale | 3.000,00 | 3.000,00 |
Controlli prima della dichiarazione
- Contratto. Verificare importo e condizioni del deposito.
- Interessi legali. Stanziare gli interessi annui.
- Esigibilità. Indicare la parte oltre l’esercizio.
Errori ricorrenti
Deposito registrato come ricavo
È un debito.
Interessi legali dimenticati
Sono dovuti nelle locazioni urbane.
Trattenute per danni non documentate
Espongono a contestazioni.