Inquadramento generale
I debiti verso fornitori derivano dagli acquisti di beni e servizi dell’attività: merci, materie prime, servizi, utenze, lavori. Si iscrivono nella voce D.7 del passivo (debiti verso fornitori) e rappresentano spesso la principale fonte di finanziamento del capitale circolante. Il saldo di bilancio deve coincidere con le schede dei singoli fornitori e con i documenti di acquisto e pagamento, e a fine esercizio va analizzato con cura per individuare partite aperte, acconti, note di credito da ricevere e saldi anomali.
Profilo civilistico
Il debito si rileva quando il bene è ricevuto o il servizio è ultimato, cioè quando il costo è di competenza, di solito al ricevimento della fattura o, in mancanza, con uno stanziamento per fatture da ricevere. Secondo l’OIC 19 i debiti si valutano al costo ammortizzato, tenendo conto del fattore temporale; per i debiti con scadenza entro dodici mesi e per le società in bilancio abbreviato si possono iscrivere al valore nominale. Gli sconti e gli abbuoni ricevuti riducono il debito e il costo. I debiti in valuta si adeguano al cambio di fine esercizio.
Profilo fiscale
I costi di acquisto sono deducibili per competenza, secondo l’articolo 109 del TUIR; l’IVA sugli acquisti si detrae con il possesso della fattura, entro i termini di legge. I debiti verso fornitori prescritti o comunque non più dovuti vanno eliminati con una sopravvenienza attiva, tassabile secondo l’articolo 88. Anche le differenze di cambio sui debiti in valuta hanno rilevanza fiscale.
Saldi anomali
Un saldo in dare su un conto fornitore, anomalo rispetto alla sua natura di debito, può derivare da acconti versati, note di credito ricevute, pagamenti doppi o errori di imputazione. Va analizzato e, se corrisponde a un credito reale, riclassificato tra i crediti o tra gli acconti; non va compensato con i saldi degli altri fornitori.
Circolarizzazione
La conferma dei saldi con i principali fornitori, chiedendo loro l’estratto conto alla data di chiusura, è uno strumento di controllo usato dai revisori e utile anche per l’impresa, perché fa emergere fatture non ricevute e partite contestate.
Punti di attenzione
Occorre controllare le partite aperte da molto tempo, i debiti con fornitori cessati e le fatture contestate. Le fatture di dicembre ricevute a gennaio vanno ricondotte al corretto esercizio.
Informativa
La nota integrativa indica i debiti oltre cinque anni, quelli assistiti da garanzie reali e la ripartizione geografica; se rilevanti, i debiti con condizioni di pagamento modificate.
Fornitori: esempio di contabilizzazione
A fine anno un fornitore presenta un saldo in dare di 2.000 euro per un pagamento effettuato due volte. La società lo riclassifica tra i crediti diversi e chiede la restituzione, invece di lasciarlo a ridurre il totale dei debiti verso fornitori.
Se invece il saldo derivasse da un acconto versato per una fornitura non ancora eseguita, andrebbe riclassificato tra gli acconti a fornitori, nella voce delle rimanenze o delle immobilizzazioni a seconda di ciò che si acquista.
La riconciliazione va fatta per ogni fornitore.
Il saldo fornitori deve coincidere con le schede dei singoli fornitori e con i documenti: abbuoni, acconti e partite aperte vanno riconciliati prima della chiusura, anche con la circolarizzazione.
Principi contabili (OIC)
Cause tipiche di partite aperte in dare tra i debiti
Un saldo in dare su un conto fornitori, anomalo rispetto alla natura ordinariamente creditoria di questi conti, può derivare da un’errata imputazione del codice identificativo di un fornitore, che va corretta mediante storno alla scheda corretta; da un’errata contabilizzazione di abbuoni ricevuti, che restano figurativamente in sospeso e vanno stornati a sopravvenienza attiva quando non più recuperabili in altro modo; oppure da acconti imputati genericamente al conto fornitori, che vanno riclassificati secondo la natura del bene o servizio a cui si riferiscono: acconti su immobilizzazioni materiali in corso vanno riclassificati tra le immobilizzazioni in corso e acconti, acconti su beni destinati a generare rimanenze vanno riclassificati tra gli acconti dell’attivo circolante, mentre gli acconti su altri beni o servizi restano tra i fornitori c/anticipi.
Riconciliazione e valutazione al costo ammortizzato
Il saldo complessivo della voce fornitori deve corrispondere esattamente alla somma algebrica delle singole schede contabili intrattenute con ciascun fornitore, e quest’ultima alla reale consistenza dei debiti effettivamente dovuti: quando il debito verso un fornitore presenta una scadenza a medio-lungo termine o condizioni di pagamento significativamente diverse da quelle di mercato, occorre inoltre valutare la necessità di applicare il criterio del costo ammortizzato, salvo che ricorrano le condizioni di irrilevanza previste dall’OIC 19.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Scadenze e garanzie. Distintamente per voce, i crediti e i debiti di durata residua superiore a cinque anni, i debiti assistiti da garanzie reali su beni sociali con la natura della garanzia e la ripartizione per aree geografiche. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 6, c.c.
- Altre informazioni sui debiti. Se rilevanti: suddivisione dei debiti verso banche tra conto corrente, breve e medio-lungo termine; composizione degli altri debiti (D.14); debiti con condizioni di pagamento modificate; scadenza, rimborso e tasso dei debiti assistiti da garanzie reali. Principio contabile: OIC 19, par. 81.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; scadenze e garanzie (solo per i debiti, senza ripartizione geografica) (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Rilevanza fiscale delle rettifiche di partite aperte
Le rettifiche derivanti dalla corretta riconduzione di un abbuono ricevuto a sopravvenienza attiva, o dalla riclassificazione di un acconto secondo la sua reale natura, non generano di per sé un nuovo componente di reddito autonomo, ma correggono una collocazione contabile impropria di un componente già maturato secondo le ordinarie regole di competenza dell’articolo 109 del TUIR: quando tali rettifiche emergono in un esercizio successivo a quello di competenza originaria, occorre valutare se l’errore sia rilevante o meno secondo l’OIC 29, per individuare la corretta modalità di correzione, contabile e fiscale.
Documentazione a supporto della circolarizzazione
La richiesta di conferma dei saldi ai fornitori, pur non costituendo un obbligo di legge, rappresenta un elemento probatorio significativo a supporto della correttezza del bilancio in caso di successivo controllo, specie quando l’impresa intrattiene rapporti commerciali di importo rilevante con un numero limitato di fornitori: la conservazione della corrispondenza di conferma dei saldi, unitamente alla documentazione delle eventuali differenze riscontrate e delle relative rettifiche, costituisce un utile presidio difensivo.
Storno di un abbuono attivo non correttamente contabilizzato
Omega Srl rileva, in sede di riconciliazione di fine esercizio, un abbuono attivo di 800 euro concesso da un fornitore due esercizi prima, rimasto erroneamente in sospeso tra le partite del conto fornitori senza essere mai stornato a conto economico.
1. Storno dell’abbuono attivo dal conto fornitori a sopravvenienza attiva
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Fornitori (D.7) | 800,00 | - |
| Sopravvenienze attive (A.5) | - | 800,00 |
| Totale | 800,00 | 800,00 |
Trattandosi di un errore non rilevante secondo l’OIC 29, in quanto di importo modesto e privo di incidenza sulle decisioni economiche degli utilizzatori del bilancio, la correzione è imputata direttamente al conto economico dell’esercizio in cui l’errore viene individuato, quale sopravvenienza attiva imponibile secondo le regole ordinarie di competenza.
Controlli prima della dichiarazione
- Quadratura delle schede contabili. Verificare che il saldo complessivo del conto fornitori corrisponda esattamente alla somma delle singole schede e alla reale consistenza dei debiti.
- Riclassificazione degli acconti. Verificare la corretta riclassificazione degli acconti imputati al conto fornitori secondo la natura del bene o servizio a cui si riferiscono.
- Storno degli abbuoni in sospeso. Individuare eventuali abbuoni ricevuti rimasti in sospeso tra le partite fornitori e stornarli a sopravvenienza attiva.
- Costo ammortizzato. Valutare la necessità di applicare il costo ammortizzato ai debiti verso fornitori con scadenza a medio-lungo termine o condizioni fuori mercato.
Errori ricorrenti
Saldi dare compensati nel totale dei debiti
Pagamenti doppi, note di credito ricevute dopo il saldo e acconti non chiusi generano schede fornitori con saldo a debito. Lasciarli nel conto, riducendo il totale dei debiti, viola il divieto di compensazione e nasconde crediti da recuperare. Alla chiusura queste partite vanno riclassificate tra i crediti e, se necessario, sollecitate.
Debiti in valuta lasciati al cambio storico
I debiti verso fornitori esteri espressi in valuta sono poste monetarie e vanno convertiti al cambio di fine esercizio, con rilevazione degli utili o delle perdite su cambi. Mantenerli al cambio della data di registrazione altera il debito esposto e il risultato; fiscalmente occorre poi gestire la rilevanza delle differenze non realizzate.
Vecchie partite mai rilevate né stornate
Debiti non più richiesti, prescritti o derivanti da errori di registrazione rimangono spesso per anni nelle schede. Eliminarli senza documentazione espone alla contestazione di una sopravvenienza non dichiarata, mantenerli sovrastima le passività. Occorre verificare con il fornitore o con la documentazione lo stato di ciascuna partita e rilevare la sopravvenienza quando il debito non è più dovuto.