Il Adunanze e Deliberazioni dei soci è un documento fondamentale per le Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD). Questo libro contiene la trascrizione dei contenuti e delle decisioni prese durante le assemblee degli associati, sia ordinarie che straordinarie. È un registro obbligatorio che deve essere tenuto aggiornato e conservato con cura dall’associazione.
- L'IMPORTANZA DEL LIBRO DELLEL’importanza del Libro delle Adunanze e Deliberazioni
Il Libro delle Adunanze e Deliberazioni dei Soci svolge molteplici funzioni cruciali per la vita di un’ASD:
- Documentazione delle decisioni: Il libro permette di tenere traccia delle delibere assunte durante le assemblee, fornendo una prova tangibile delle scelte operate dall’associazione.
- Trasparenza e democrazia: La trascrizione dei verbali garantisce la trasparenza dei processi decisionali e la partecipazione democratica dei soci alla vita dell’ASD.
- Memoria storica: Il libro costituisce una sorta di “archivio” delle attività dell’associazione, consentendo di ricostruire il percorso e l’evoluzione dell’ASD nel tempo.
- Comunicazione interna: La consultazione del libro facilita la comunicazione tra i soci e gli organi direttivi, permettendo a tutti di essere sempre aggiornati sulle decisioni prese.
- CONTENUTI DEL LIBRO DELLE ADUNANZEContenuti del Libro delle Adunanze e Deliberazioni
Nel Libro delle Adunanze e Deliberazioni devono essere trascritti:
- Verbali delle assemblee ordinarie: Queste assemblee si svolgono almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio e per altre decisioni di ordinaria amministrazione.
- Verbali delle assemblee straordinarie: Convocate per decisioni importanti come modifiche statutarie, scioglimento dell’associazione o altri temi urgenti.
- Verbali redatti per atto pubblico: In casi particolari, i verbali possono essere redatti da un notaio, conferendo loro valore legale.
- Verbale annuale di approvazione del rendiconto: L’assemblea approva ogni anno il rendiconto economico-finanziario dell’ASD.
Ogni verbale deve essere sottoscritto dal Presidente e dal segretario verbalizzante per attestarne la validità.
- FOCUS: IL LIBRO DELLEModalità di redazione dei verbali
La redazione dei verbali deve seguire alcune regole fondamentali per garantire completezza e chiarezza:
- Informazioni di base: Indicare sempre data, ora e luogo dell’assemblea, nonché il numero di soci presenti e il raggiungimento del quorum costitutivo.
- Ordine del giorno e delibere: Riportare l’ordine del giorno discusso e le delibere assunte, specificando l’esito delle votazioni.
- Sintesi del confronto: Sintetizzare il dibattito tra i soci, dando conto di eventuali posizioni divergenti o dissensi.
- Allegati e firme: Allegare l’elenco firmato dei soci presenti o indicarne nome e cognome nel verbale. Il verbale deve essere firmato dal Presidente e dal segretario.
È essenziale che i verbali siano redatti in modo esaustivo e preciso, evitando omissioni o ambiguità che potrebbero inficiarne la validità.
- CONSERVAZIONE E ACCESSO AL LIBROConservazione e accesso al Libro delle Adunanze e Deliberazioni
Il Libro delle Adunanze e Deliberazioni deve essere conservato presso la sede dell’associazione e deve essere sempre accessibile ai soci che ne facciano richiesta. È responsabilità del Consiglio Direttivo garantire la corretta tenuta e l’aggiornamento di questo documento.
In caso di ispezioni o controlli da parte di autorità competenti (come l’Agenzia delle Entrate o il CONI), il Libro delle Adunanze e Deliberazioni dei soci è uno dei primi documenti ad essere esaminati per verificare la regolarità della gestione dell’ASD.
- FOCUS: IL LIBRO DELLEVidimazione e numerazione
Per le ASD non vi è un obbligo formale di vidimazione del libro delle adunanze, anche se può essere una prassi consolidata richiesta in caso di verifiche così come pur non essendo espressamente prescritta, la numerazione progressiva delle pagine appare una buona prassi da seguire, in analogia con quanto previsto per altri libri sociali.
- SINTESI OPERATIVAConclusione
Il Libro delle Adunanze e Deliberazioni rappresenta la “bussola” che orienta la vita di un’Associazione Sportiva Dilettantistica. La sua corretta tenuta e conservazione sono indispensabili per garantire trasparenza, democrazia e legalità nella gestione dell’ASD. Ogni associazione deve prestare la massima cura nella redazione e custodia di questo documento, assicurandone l’accessibilità a tutti i soci e la conformità alle norme. Solo così l’ASD potrà crescere in modo sano e sostenibile, nel rispetto dei principi che ne ispirano l’attività.
- QUANTO CONSERVARLO E COME CONSULTARLOConservazione e diritto di accesso dei soci
Pur in assenza di un termine di legge specifico per le ASD, è prassi consolidata conservare il Libro delle Adunanze e Deliberazioni dei soci per almeno 10 anni, per analogia con il termine generale di conservazione delle scritture contabili previsto dall’art. 2220 del Codice civile: un’indicazione prudenziale utile soprattutto per le delibere di maggiore rilievo (modifiche statutarie, scioglimento, approvazione dei rendiconti), che potrebbero essere richiamate anche a distanza di anni in sede di verifica fiscale o di contenzioso tra soci. Quanto all’accesso, il socio ha sempre diritto di consultare il libro su richiesta motivata, ma non ha un diritto automatico a ottenerne copia integrale se il verbale contiene informazioni riservate su altri associati o su questioni delicate: in questi casi il Consiglio Direttivo può fornire un estratto con le opportune omissioni, purché non pregiudichi il diritto del socio a comprendere il contenuto delle delibere che lo riguardano direttamente.
Domande e Risposte
D: Chi è responsabile della redazione dei verbali delle assemblee?
R: Il segretario dell’associazione o un suo delegato è incaricato di redigere i verbali delle assemblee. Il verbale deve poi essere sottoscritto dal segretario stesso e dal Presidente.
D: È obbligatorio far firmare il verbale a tutti i soci presenti all’assemblea?
R: Non è obbligatorio far firmare il verbale a tutti i soci presenti, ma è buona prassi far firmare un foglio presenze a parte, con la data dell’assemblea e i punti all’ordine del giorno. In alternativa, si possono indicare nome e cognome dei soci presenti direttamente nel verbale.
D: Dove deve essere conservato il Libro delle Adunanze e Deliberazioni?
R: Il Libro delle Adunanze e Deliberazioni deve essere conservato presso la sede dell’associazione. È compito del Consiglio Direttivo garantire la sua corretta tenuta e l’accessibilità ai soci che ne facciano richiesta.
D: Cosa succede se un verbale non viene redatto correttamente?
R: Un verbale incompleto o non conforme alle regole può mettere in discussione la validità delle delibere assunte durante l’assemblea. In caso di contestazioni, l’associazione potrebbe trovarsi in difficoltà nel dimostrare la regolarità delle proprie attività.