Libri contabili

Ordinata tenuta della contabilità

Ai sensi dell’articolo 2219 c.c., tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine: non è consentito effettuare le registrazioni raggruppando operazioni riferite a un determinato periodo, salvo il raggruppamento dei corrispettivi di una settimana o di un mese quando le operazioni sono tra loro omogenee, e le eventuali cancellazioni devono essere eseguite in modo che le parole cancellate restino leggibili, senza abrasioni.

Tenuta informatica delle scritture contabili

Ai sensi dell’articolo 2215-bis c.c., i libri, i repertori e le scritture possono essere tenuti con strumenti informatici, con efficacia probatoria equivalente a quella delle scritture contabili tradizionali: gli obblighi di numerazione progressiva e di apposizione degli altri elementi previsti dalla legge o dal regolamento sono assolti, per la tenuta informatica, mediante l’apposizione, almeno una volta l’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto delegato. La tenuta informatica delle scritture contabili non va confusa con la mera tenuta dei registri con strumenti informatici che richieda comunque la successiva trascrizione su supporto cartaceo.

Per questa voce la legge e i principi contabili non prevedono informazioni specifiche in nota integrativa. Se la fattispecie genera rischi o passività potenziali, ad esempio per contestazioni fiscali, si applicano le regole generali sui fondi e sulle passività potenziali (art. 2427, c. 1, n. 9, c.c.; OIC 31, par. 49).

La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).

Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).

Numerazione, bollatura e imposta di bollo

Il libro giornale e il libro inventari, pur soggetti a numerazione progressiva per anno, non richiedono più la bollatura iniziale, ma scontano l’imposta di bollo ogni cento pagine o frazione, nella misura di 16 euro per le società di capitali e di 32 euro per le società di persone e le imprese individuali; i registri IVA e la contabilità di magazzino non sono soggetti né a bollatura né a imposta di bollo. Per le registrazioni tenute con modalità informatiche, l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse, tramite modello F24 telematico, entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Termini di registrazione e abolizione dell’obbligo di stampa

Per le registrazioni con sistemi meccanografici, è sufficiente riportare i dati entro sessanta giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, termine perentorio che non ammette deroghe: la data da annotare sul libro giornale è quella in cui l’operazione è stata compiuta, se attiva, o quella in cui l’impresa ne è venuta a conoscenza per la prima volta, per i documenti provenienti da terzi. A seguito del decreto legge 34/2019, è venuto meno l’obbligo generalizzato di stampa dei registri contabili tenuti con sistemi meccanografici, incluso il libro giornale, il libro inventari e il registro dei beni ammortizzabili, purché la loro tenuta consenta la stampa immediata in caso di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi di controllo, in loro presenza.

Conservazione e termini di accertamento

I registri contabili vanno conservati per un periodo minimo di dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, e comunque fino alla definizione di eventuali accertamenti tributari ancora pendenti relativi ai periodi d’imposta interessati: i poteri di accertamento dell’Amministrazione finanziaria devono essere esercitati, di regola, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, elevato al settimo anno in caso di dichiarazione omessa o nulla. Il raddoppio dei termini in presenza di violazioni penalmente rilevanti è stato abrogato dalla legge 208/2015 per i periodi d’imposta dal 2016, contestualmente all’allungamento dei termini ordinari.

Perdita, smarrimento o furto delle scritture contabili

Quando le scritture contabili sono indisponibili per furto o per distruzione da incendio, ricorrendo un’ipotesi di forza maggiore, l’Amministrazione finanziaria deve procedere a un accertamento induttivo di tipo analitico, ricostruendo il reddito sulla base degli elementi comunque disponibili; lo smarrimento, non essendo equiparato alla forza maggiore secondo l’orientamento consolidato, consente invece l’accertamento induttivo puro, con determinazione del reddito anche prescindendo dalle risultanze contabili. In ogni caso, l’impresa deve dare tempestiva comunicazione dell’accaduto all’autorità di pubblica sicurezza, con l’indicazione più precisa possibile di quanto sottratto o distrutto, e deve adoperarsi per ricostruire i dati perduti, anche ristampando i registri e reperendo copia della documentazione presso i propri fornitori e clienti.

• Numerazione e imposta di bollo. Verificare la corretta numerazione progressiva e l’assolvimento dell’imposta di bollo nella misura e con la periodicità previste per ciascun registro.
• Termine di sessanta giorni. Verificare il rispetto del termine perentorio di sessanta giorni per la registrazione delle operazioni nei sistemi meccanografici.
• Conservazione decennale. Verificare la conservazione dei registri per almeno dieci anni, e comunque fino alla definizione di eventuali accertamenti pendenti.
• Denuncia in caso di perdita. In caso di furto o distruzione delle scritture contabili, verificare la tempestiva denuncia all’autorità di pubblica sicurezza e l’adozione di ogni iniziativa utile a ricostruire i dati perduti.