Mensa, pasti e bevande

Imputazione dei costi secondo la loro natura

Coerentemente con lo schema di conto economico a natura di costo, i costi relativi al servizio di mensa vanno imputati in base alla loro natura economica e non alla loro destinazione: i costi del servizio mensa gestito internamente confluiscono alla voce B.14, oneri diversi di gestione, il costo del personale addetto al servizio mensa alla voce B.9, costi per il personale, e i costi per eventuali appalti a ditte specializzate alla voce B.7, costi per servizi; il costo dei buoni pasto, per competenza economica, va parimenti imputato alla voce B.7 (costi per servizi) con riferimento alla data di effettivo utilizzo da parte del dipendente, non alla data di acquisto dei buoni.

Detraibilità dell’IVA e distributori automatici

L’IVA assolta sulla somministrazione di alimenti e bevande resa nei locali dell’impresa o in locali adibiti a mensa aziendale o interaziendale è detraibile, ed è inoltre riconosciuto l’esonero dal rilascio di ricevuta fiscale o scontrino per tali somministrazioni, sia in caso di gestione diretta sia in appalto. Per gli alimenti e le bevande erogati tramite distributori automatici collocati nei locali dell’impresa non opera la generale indetraibilità prevista per l’acquisto di alimenti e bevande, sicché l’IVA assolta sia sull’acquisto della macchina sia sui prodotti erogati risulta detraibile; ai fini reddituali, la macchina distributrice è trattata come un ordinario bene strumentale, mentre il costo degli alimenti e delle bevande erogati rientra tra le spese per il personale o, in assenza di dipendenti, tra le spese di rappresentanza.

Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.

Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).

Le informazioni che la relazione sulla gestione deve contenere in relazione a questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Personale e ambiente. Nella misura necessaria a comprendere la situazione, gli indicatori non finanziari, comprese le informazioni sul personale e sull’ambiente. Obbligo di legge: art. 2428, c. 2, c.c.

Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).

Circuito a tre soggetti dei buoni pasto e le aliquote IVA differenziate

La società di gestione dei buoni pasto emette fattura nei confronti del datore di lavoro, che consegna il buono al lavoratore; questi lo utilizza presso il pubblico esercizio convenzionato, il quale fattura alla società di gestione un importo pari al controvalore dei ticket al netto di uno sconto riconosciuto quale compenso per il servizio, con la base imponibile determinata applicando lo sconto al valore facciale e scorporando l’IVA compresa. Al rapporto tra datore di lavoro e società di gestione si applica l’aliquota IVA del 4%, mentre al rapporto tra società di gestione e pubblico esercizio convenzionato si applica l’aliquota del 10%; per il pubblico esercizio, i ricavi da buoni pasto sono di competenza dell’esercizio in cui la prestazione è ultimata, indipendentemente dalla data di incasso del controvalore dei ticket.

Indennità sostitutiva della mensa in denaro

L’indennità sostitutiva della mensa, corrisposta in denaro, concorre integralmente alla formazione del reddito di lavoro dipendente, salvo l’eccezione prevista per le indennità corrisposte esclusivamente agli addetti ai cantieri edili, alle strutture lavorative a carattere temporaneo e alle unità produttive ubicate in zone prive di strutture o servizi di ristorazione, per le quali l’esenzione opera fino all’importo complessivo giornaliero di 5,29 euro; i canoni di locazione, anche finanziaria, e le spese di funzionamento delle strutture di mensa destinate alla generalità dei dipendenti sono in ogni caso deducibili.

Pasti consumati dall’amministratore e dai dipendenti in trasferta

I pasti consumati dall’amministratore durante le proprie trasferte, fuori dal domicilio fiscale, sono deducibili come rimborsi spese documentati; quando invece l’amministratore consuma il pasto nell’ambito del proprio domicilio fiscale, venendo meno i presupposti della trasferta, il relativo costo va sommato al compenso monetario e assoggettato a tassazione e contribuzione previdenziale in capo all’amministratore stesso, nei limiti di quanto complessivamente deliberato in assemblea. Analogamente, i pasti dei dipendenti in trasferta fuori dal comune sede di lavoro sono deducibili come rimborsi spese, mentre i pasti consumati nell’ambito del comune sede di lavoro, in assenza del requisito della trasferta, restano deducibili per l’impresa ma vanno inseriti in busta paga come fringe benefit imponibile per il dipendente.

Pasti offerti alla generalità dei dipendenti in occasioni particolari e cene aziendali

I pasti offerti alla generalità dei dipendenti in occasioni particolari, quali un anniversario dell’azienda o la festività patronale, costituiscono liberalità deducibili nel limite del cinque per mille delle spese per prestazioni di lavoro dipendente, ai sensi dell’articolo 100, comma 1, del TUIR. Le cene o i pranzi organizzati in occasione di festività o ricorrenze seguono invece un regime differenziato a seconda dei partecipanti: se riservati esclusivamente ai dipendenti, non sono qualificabili come spese di rappresentanza e restano deducibili nel limite del 75% del costo, quale spesa di vitto ai sensi dell’articolo 109, comma 5, del TUIR, oltre che nel limite del cinque per mille delle spese per lavoro dipendente dell’articolo 100; se invece vi partecipano anche soggetti terzi, l’intera spesa assume natura di spesa di rappresentanza, deducibile al 75% del costo sostenuto e nei limiti previsti dall’articolo 108, comma 2, del TUIR. In entrambi i casi l’IVA sulla spesa resta indetraibile e il costo indeducibile ai fini IRAP; per le cene con partecipazione di terzi è opportuno documentare puntualmente i soggetti intervenuti, così da poter distinguere la spesa di rappresentanza da eventuali liberalità o assegnazioni ai soci.

Panini, bibite e limite complessivo dei fringe benefit

Panini e bibite forniti dall’azienda ai dipendenti che si trattengono sul posto di lavoro per esigenze aziendali, quale servizio sostitutivo della mensa, sono deducibili entro il limite del cinque per mille delle spese per lavoro dipendente previsto dall’articolo 100 del TUIR. Ai fini del reddito di lavoro dipendente, non concorre a formarlo il valore dei beni ceduti e dei servizi prestati quando l’importo complessivo, nel periodo d’imposta, non superi la soglia stabilita dall’articolo 51, comma 2, lettera b), del TUIR, ordinariamente fissata in 258,23 euro: tale soglia è stata elevata, per il triennio 2025-2027, dalla legge di bilancio 2025, a 1.000 euro, ovvero a 2.000 euro per i lavoratori con figli fiscalmente a carico.

• Divieto di combinazione nello stesso giorno. Verificare che a nessun dipendente siano stati assegnati, nella stessa giornata lavorativa, sia un buono pasto sia un’indennità sostitutiva senza assoggettare a tassazione almeno una delle due componenti.
• Generalità dei dipendenti o categorie omogenee. Verificare che il servizio sostitutivo della mensa sia effettivamente rivolto alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee individuate secondo criteri oggettivi.
• Corretta imputazione per natura. Verificare che i costi di mensa siano stati imputati alle voci di conto economico corrette secondo la loro natura (B.14, oneri diversi di gestione, B.9, costi per il personale, B.7, costi per servizi) e non secondo la loro destinazione.
• Qualificazione delle cene aziendali. Verificare se le cene o i pranzi aziendali coinvolgano soggetti terzi oltre ai dipendenti, ai fini della corretta distinzione tra spese di vitto e spese di rappresentanza.
• Rispetto della soglia complessiva dei fringe benefit. Verificare che il valore complessivo dei beni e servizi ricevuti dal dipendente nel periodo d’imposta, comprensivo degli eventuali pasti tassabili, non superi la soglia annua vigente prevista dall’articolo 51, comma 2, lettera b), del TUIR.