Ticket restaurant, distacco, trasfertisti

I costi e i ricavi riconducibili alle tre fattispecie trovano collocazione negli schemi civilistici secondo la loro natura sostanziale. Il principio contabile nazionale di riferimento per la composizione del bilancio e la classificazione delle voci è l’OIC 12, integrato dall’OIC 15 per i crediti e dall’OIC 19 per i debiti, oltre che dall’OIC 25 per gli effetti fiscali differiti. La qualificazione contabile precede ogni valutazione fiscale e non dipende dalla sola denominazione del documento ricevuto o emesso.

Buoni pasto sostitutivi della mensa

I buoni pasto e i ticket restaurant erogati ai dipendenti costituiscono un costo per il personale, rilevato per competenza nell’esercizio in cui sono attribuiti. La rilevazione avviene quando l’obbligazione verso la società emittente o verso il lavoratore sorge, indipendentemente dal momento del pagamento. L’importo complessivo del costo comprende sia la quota esente sia la quota che concorre alla formazione del reddito del dipendente: la distinzione ha effetti fiscali e previdenziali, non modifica l’ammontare civilistico del costo sostenuto dall’impresa.

Distacco di personale: costi e ricavi

La titolarità del rapporto di lavoro resta in capo al distaccante, che continua a sostenere retribuzioni, contributi e oneri accessori e li contabilizza secondo la loro natura. Il rimborso corrisposto dalla distaccataria costituisce per il distaccante un componente positivo di reddito derivante dall’operazione, da rilevare per competenza e in correlazione temporale con i costi ai quali si riferisce. La distaccataria rileva il costo per il servizio ricevuto, distinto dai propri costi per il personale.

Il rapporto tra le due imprese non genera un nuovo rapporto di lavoro né un diritto del lavoratore verso la distaccataria per retribuzioni, contributi e trattamento di fine rapporto. Nel bilancio del distaccante, pertanto, non si modifica la classificazione dei costi per il personale già sostenuti; nel bilancio della distaccataria i medesimi importi acquisiscono la veste di costo per servizi.

Indennità dei trasfertisti

Le indennità fisse corrisposte ai lavoratori tenuti per contratto a svolgere l’attività in luoghi sempre diversi sono rilevate per competenza tra i costi per il personale, con iscrizione nel mese di maturazione, indipendentemente dall’effettuazione di una specifica trasferta. La circostanza che una parte dell’importo sia esente da imposizione non incide sulla rilevazione civilistica del costo, che resta iscritto per il suo ammontare integrale.

Collocazione nel bilancio CEE

Nel conto economico, i costi per buoni pasto, le retribuzioni e i contributi relativi al personale distaccato gravanti sul distaccante e le indennità dei trasfertisti confluiscono in B.9 - Costi per il personale, con distinzione interna tra salari e stipendi, oneri sociali e altri costi.

Il corrispettivo del distacco trova collocazione tra i ricavi per prestazioni di servizi. Quando la fatturazione assume la forma della prestazione di una funzione organizzata, l’importo rientra in A.1 - Ricavi delle vendite e delle prestazioni; quando si limita al ristoro del costo sostenuto, trova sovente collocazione tra A.5 - Altri ricavi e proventi. Nel bilancio della distaccataria, il costo per il servizio ricevuto è iscritto in B.7 - Costi per servizi, separatamente dai costi per il personale proprio.

Nello stato patrimoniale, i debiti verso la società emittente dei buoni pasto, verso i dipendenti per retribuzioni e indennità e verso i fornitori per le prestazioni di distacco trovano collocazione in D - Debiti, con l’indicazione, quando richiesta, della relativa scadenza. L’IVA a credito è iscritta in C.II.5-bis (crediti tributari).

Assestamenti di chiusura e informativa

Alla chiusura dell’esercizio occorre attribuire a ciascun periodo la quota di indennità maturata, gli oneri previdenziali e le competenze contrattuali differite, mediante ratei e risconti quando la prestazione matura in funzione del tempo. Le indennità dei trasfertisti maturano giornalmente e richiedono, se non corrisposte entro la chiusura, l’iscrizione del rateo passivo per i giorni già maturati.

L’informativa di nota integrativa illustra la composizione dei costi per il personale, l’ammontare dei ricavi da distacco e la quota dei buoni pasto e delle indennità non concorrente alla formazione del reddito, secondo le indicazioni richieste dalla forma di bilancio adottata. Per i rapporti di distacco è utile esplicitare la durata, il soggetto distaccatario e la natura del corrispettivo.

Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
• Numero medio dei dipendenti. Il numero medio dei dipendenti, ripartito per categoria. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 15, c.c.; OIC 12, par. 116.
• Costo del personale distaccato. Se significativi, i criteri di rilevazione dei rimborsi per il personale distaccato e la loro classificazione nel conto economico. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.

Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione; numero medio dei dipendenti; costo del personale distaccato (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).

Le informazioni che la relazione sulla gestione deve contenere in relazione a questa voce, con la fonte dell’obbligo.

• Personale e ambiente. Nella misura necessaria a comprendere la situazione, gli indicatori non finanziari, comprese le informazioni sul personale e sull’ambiente. Obbligo di legge: art. 2428, c. 2, c.c.

Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).

Le prestazioni sostitutive della mensa aziendale non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente entro un limite giornaliero che varia secondo il formato del titolo. Per i buoni cartacei la soglia è di 4 euro al giorno; per i buoni in forma elettronica sale a 10 euro al giorno, importo in vigore dal 1° gennaio 2026. L’importo eccedente concorre integralmente alla formazione del reddito imponibile del dipendente e, di conseguenza, alla base previdenziale. L’esenzione opera per singola giornata lavorativa e presuppone che il buono sia attribuito in funzione della prestazione sostitutiva della mensa e utilizzabile presso esercizi convenzionati.

Le due soglie non sono alternative né cumulabili: rileva il formato del titolo effettivamente consegnato. La soglia maggiorata è riservata esclusivamente ai buoni elettronici, dotati di maggiore tracciabilità. La risoluzione ministeriale 26/E/2010 chiarisce che l’importo dei buoni eccedente la soglia giornaliera va assoggettato interamente, senza che il superamento possa essere mitigato da altri rimborsi.

Il distacco o prestito di personale è disciplinato dall’articolo 30 del D.Lgs. 276/2003 e richiede due condizioni: la temporaneità dell’operazione e l’interesse del datore di lavoro distaccante. L’onere probatorio sull’interesse è esonerato quando il distacco avviene tra imprese legate da un contratto di rete ai sensi dell’articolo 3, comma 4-ter, del D.L. 5/2009. Il distacco non modifica lo stato giuridico del dipendente né genera un rapporto di lavoro con il soggetto distaccatario: retribuzioni, contributi, previdenza e adempimenti fiscali restano in capo al distaccante, che ne sostiene il costo come spesa di esercizio.

La configurazione del distacco ricorre anche quando il lavoratore resta fisicamente presso la sede di appartenenza ma opera sotto il potere gerarchico e disciplinare della distaccataria, secondo i chiarimenti della circolare ministeriale 262/2002, oppure quando presta attività presso una sede terza diversa da entrambe, purché sussistano i requisiti di legittimità e non emergano condotte elusive, come precisato dall’interpello 1/2011.

Sul piano dell’imposta sul valore aggiunto, per i contratti stipulati o rinnovati dal 1° gennaio 2025 l’abrogazione dell’articolo 8, comma 35, della legge 67/1988, disposta dall’articolo 16-ter del D.L. 131/2024, rende imponibili i prestiti e i distacchi di personale anche quando viene corrisposto il solo rimborso del costo. La circolare 5/E/2025 precisa che rileva il nesso diretto con il corrispettivo e non il margine, e che la base imponibile è l’intero corrispettivo.

Ai fini IRAP, per il distaccante il costo del lavoratore a tempo indeterminato resta deducibile (art. 11, comma 4-octies, D.Lgs. 446/1997), con corrispondente rilevanza del ricavo da rimborso, secondo la circolare 22/E/2015; per la distaccataria il rimborso è un costo per servizi e segue le regole ordinarie di determinazione della base imponibile. Sul piano delle ritenute, non sono assoggettabili a ritenuta di acconto i redditi di lavoro dipendente, i fringe benefit e i rimborsi spese percepiti da personale estero distaccato in Italia e ivi tassato, anche se erogati direttamente dalla distaccataria residente.

I lavoratori trasfertisti sono coloro che, per contratto, svolgono la prestazione in luoghi sempre diversi e sono strutturalmente privi di una sede fissa di lavoro: per essi non è configurabile la trasferta in senso proprio. L’articolo 51, comma 6, TUIR prevede che le indennità o maggiorazioni di retribuzione attribuite contrattualmente per tutti i giorni retribuiti, non legate all’effettuazione di una specifica trasferta, siano imponibili, fiscalmente e previdenzialmente, nella misura forfetaria del 50% del loro ammontare.

L’applicazione del regime richiede la presenza congiunta di tre elementi: mancata indicazione della sede di lavoro nel contratto di assunzione; svolgimento di un’attività che richieda la continua mobilità del dipendente; erogazione di un’indennità in misura fissa, indipendente sia dal luogo sia dall’effettiva effettuazione della trasferta. Il venir meno anche di uno solo dei tre requisiti rende inapplicabile il regime speciale e impone il ritorno al regime ordinario delle trasferte, con i limiti di esenzione e le condizioni previsti dall’articolo 51, comma 5, TUIR.

Il trattamento forfetario non è un’agevolazione aggiuntiva, ma un criterio alternativo di determinazione della base imponibile, coerente con la natura mista dell’indennità, in parte retributiva e in parte compensativa del disagio strutturale dell’assenza di sede fissa. Il regime ordinario delle trasferte, per contro, presuppone una sede abituale di lavoro rispetto alla quale lo spostamento costituisce un’eccezione temporanea.

La riconciliazione tra documenti, cedolini, fatture e mastri contabili è il passaggio che precede ogni determinazione fiscale. Per ciascun importo deve essere chiaro il soggetto titolare dell’obbligazione, la natura del costo o del ricavo e la regola applicabile.

• Formato dei buoni pasto. La soglia di 10 euro spetta soltanto ai titoli elettronici: applicarla ai buoni cartacei determina un’esenzione non spettante e una base imponibile sottostimata.
• Quota imponibile dei buoni. L’eccedenza rispetto alla soglia giornaliera deve confluire nel reddito e nella base previdenziale del dipendente, senza compensazioni con altri rimborsi.
• Requisiti del distacco. Temporaneità e interesse del distaccante devono risultare documentati; l’esonero probatorio opera solo in presenza di un valido contratto di rete.
• IVA sul rimborso del distacco. Verifica la data di stipula o di rinnovo del contratto: dal 1° gennaio 2025 anche il solo ristoro del costo del personale è imponibile (circolare 5/E/2025), mentre il distacco senza alcun corrispettivo resta fuori campo. Conserva il contratto e le comunicazioni obbligatorie che provano la data di inizio e di fine.
• Titolarità del rapporto. Retribuzioni, contributi e adempimenti restano in capo al distaccante; la distaccataria rileva un costo per servizi, non un rapporto di lavoro.
• Requisiti dei trasfertisti. I tre elementi richiesti dalla norma devono sussistere congiuntamente e risultare dal contratto e dalle modalità effettive della prestazione: il venir meno anche di uno solo impone il regime ordinario delle trasferte.
• Saldi e competenza. Indennità maturate e non corrisposte richiedono ratei di chiusura; i pagamenti successivi estinguono i debiti senza generare nuovi costi.