Inquadramento generale
Carte prepagate - sono le carte ricaricabili intestate all’impresa e consegnate a dipendenti o collaboratori per spese di trasferta, carburante o acquisti online. Il saldo caricato e non speso è liquidità dell’impresa presso l’emittente; le spese diventano costi quando arrivano i giustificativi.
La carta prepagata funziona come una piccola cassa elettronica: l’estratto dell’emittente sostituisce il registro di cassa e rende ogni spesa verificabile.
Cosa ci rientra
- Esempi. Carta prepagata aziendale per le trasferte; carta carburante ricaricabile; carta per acquisti su marketplace.
- Cosa non ci rientra. Carte di credito aziendali, che generano un debito (D.4, debiti verso banche, o D.5, debiti verso altri finanziatori); buoni pasto (costi del personale).
Come riconoscerlo nei documenti
Estratto dei movimenti della carta con ricariche, spese e commissioni; ricevute delle spese sostenute.
Differenze con conti simili
- Carta di credito. Si paga dopo, con addebito in conto: è un debito.
- Cassa contanti. Sono banconote in azienda.
Collocazione in bilancio
Attivo C.IV.1 (depositi bancari e postali): il saldo è un credito a vista verso la banca o l’istituto di moneta elettronica che emette la carta, come un deposito (OIC 14). La voce C.IV.3 (denaro e valori in cassa) comprende solo contante e valori bollati.
Documenti delle spese
L’estratto della carta non basta: per dedurre il costo e detrarre l’IVA servono le fatture o le ricevute intestate all’impresa, raccolte dal titolare della carta con la nota spese.
Collocazione
Il saldo sta di norma tra i depositi (C.IV.1, depositi bancari e postali), perché è un credito verso l’emittente; alcuni lo espongono con il denaro in cassa: conta la coerenza negli anni.
Regole fiscali essenziali
- Imposte sui redditi. La ricarica non genera reddito.
- IRAP. Proventi e oneri finanziari (voci C) e rettifiche di valore di attività finanziarie (voci D) stanno sotto la differenza tra valore e costi della produzione: non entrano nella base IRAP delle società di capitali (art. 5 D.Lgs. 446/1997).
- IVA. La ricarica è un movimento di denaro fuori campo IVA; le commissioni dell’emittente sono servizi di pagamento esenti (art. 10, c. 1, n. 1, DPR 633/1972).
Carte prepagate: esempio di contabilizzazione
L’impresa ricarica di 500 euro la carta prepagata del tecnico trasfertista.
Il saldo delle carte prepagate aziendali è una disponibilità liquida; ogni spesa pagata con la carta si registra nel conto della sua natura e soddisfa il requisito di tracciabilità.
Principi contabili (OIC)
Disponibilità liquide
L’OIC 14 iscrive le disponibilità liquide al valore nominale, quelle in valuta al cambio di fine esercizio; i depositi vincolati restano tra le liquidità se il vincolo è breve, altrimenti vanno tra i crediti immobilizzati. Il conto bancario con saldo negativo si espone tra i debiti verso banche (D.4 del passivo) senza compensazione con i conti attivi.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Imposte sui redditi
La ricarica non genera reddito. Le spese pagate con la carta sono deducibili secondo la loro natura; il pagamento con carta prepagata soddisfa il requisito di tracciabilità richiesto dal 2025 per trasferte e rappresentanza (art. 95, c. 3-bis, e art. 108, c. 1-bis, TUIR).
IRAP
Proventi e oneri finanziari (voci C) e rettifiche di valore di attività finanziarie (voci D) stanno sotto la differenza tra valore e costi della produzione: non entrano nella base IRAP delle società di capitali (art. 5 D.Lgs. 446/1997).
IVA
La ricarica è un movimento di denaro fuori campo IVA; le commissioni dell’emittente sono servizi di pagamento esenti (art. 10, c. 1, n. 1, DPR 633/1972).
Carta prepagata di un tecnico trasfertista
L’impresa ricarica di 500 euro la carta prepagata del tecnico trasfertista.
1. Ricarica della carta - 3 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Carte prepagate (C.IV.1) | 500,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 500,00 |
| Totale | 500,00 | 500,00 |
2. Pagamento dell’albergo - 12 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio in trasferta (B.7) | 200,00 | - |
| IVA a credito (C.II.5-bis) | 20,00 | - |
| Carte prepagate (C.IV.1) | - | 220,00 |
| Totale | 220,00 | 220,00 |
La fattura dell’albergo è intestata all’impresa: l’IVA al 10% è detraibile e il pagamento è tracciabile.
3. Commissione dell’emittente - 31 marzo 2025
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Commissioni per pagamenti (B.7) | 2,00 | - |
| Carte prepagate (C.IV.1) | - | 2,00 |
| Totale | 2,00 | 2,00 |
La commissione è un servizio di pagamento esente da IVA.
Controlli prima della dichiarazione
- Riconciliazione. Confrontare ogni mese estratto della carta e registrazioni.
- Giustificativi. Raccogliere fatture e note spese.
- Assegnazione. Tenere un registro delle carte e dei titolari.
Errori ricorrenti
Ricarica registrata come costo
È un giroconto tra liquidità.
Spese senza fattura con IVA detratta
Serve la fattura intestata.
Saldo della carta dimenticato a fine anno
È una disponibilità da riconciliare.