Inquadramento generale
Spese sostenute all’estero - le imprese italiane sostengono spesso costi all’estero: trasferte, fiere, alberghi, noleggi, carburante, servizi acquistati sul posto. Queste spese pongono questioni pratiche diverse da quelle degli acquisti in Italia. Ai fini delle imposte sui redditi occorre una documentazione idonea, anche in lingua straniera, che dimostri il costo e la sua inerenza. Ai fini IVA l’imposta pagata al fornitore estero non si detrae nella dichiarazione italiana, ma si può chiedere a rimborso allo Stato in cui è stata pagata, con una procedura specifica.
Rimborso dell’IVA estera
L’impresa stabilita in Italia che ha pagato IVA in un altro Stato membro dell’Unione europea, senza avervi effettuato operazioni imponibili, può chiederne il rimborso con un’istanza elettronica presentata tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, che la inoltra allo Stato membro competente. L’istanza si presenta entro il 30 settembre dell’anno successivo a quello di riferimento, e può riguardare un periodo da tre mesi a un anno, con importi minimi diversi secondo il periodo. Per le spese sostenute in Stati extra UE valgono le procedure previste dalle singole legislazioni, spesso su base di reciprocità.
Esclusioni
Lo Stato che rimborsa applica le proprie regole sulla detraibilità: se una spesa, come la rappresentanza, il vitto o il carburante, è indetraibile in quello Stato, non è rimborsabile. Il rimborso è quindi spesso parziale.
Profilo civilistico
L’IVA estera per cui si chiede il rimborso si rileva come credito verso l’amministrazione estera, distinto dai crediti IVA nazionali; la parte non rimborsabile è un costo accessorio della spesa. Le spese si convertono in euro al cambio del giorno dell’operazione.
Profilo fiscale
Le spese sono deducibili secondo le regole ordinarie, se documentate e inerenti; per vitto e alloggio si applicano i limiti del 75% e, per le trasferte dei dipendenti, i limiti giornalieri previsti per l’estero. L’IVA estera non rimborsata è deducibile come parte del costo.
Punti di attenzione
Occorre conservare le fatture estere intestate all’impresa, con numero di identificazione IVA, e rispettare il termine per l’istanza, che è perentorio.
Informativa
Non è richiesta informativa specifica; i crediti verso amministrazioni estere si indicano tra i crediti tributari o gli altri crediti.
Trasferte all’estero
Per le trasferte all’estero dei dipendenti, l’indennità forfettaria esente arriva a 77,47 euro al giorno e le spese di vitto e alloggio rimborsate analiticamente sono deducibili fino a 258,23 euro al giorno. I giustificativi in lingua straniera sono validi, ma è opportuno annotarne la natura e lo scopo sulla nota spese.
Scritture
Alla ricezione della fattura estera si addebitano il costo e il credito per IVA estera da rimborsare, e si accredita il fornitore o la carta aziendale; all’incasso del rimborso si chiude il credito, e la parte respinta si imputa a costo.
Spese sostenute all’estero: esempio di contabilizzazione
Un’impresa partecipa a una fiera in Germania, pagando 10.000 euro più 1.900 euro di IVA tedesca per lo stand. Iscrive il costo di 10.000 euro e un credito di 1.900 euro, e chiede il rimborso entro il 30 settembre dell’anno successivo.
L'IVA pagata in altri Stati UE non si detrae in Italia: si recupera con l'istanza di rimborso elettronica entro il 30 settembre dell'anno successivo, con le informazioni richieste dallo Stato di rimborso.
Principi contabili (OIC)
Rilevazione del credito IVA verso lo Stato membro estero
L’IVA assolta all’estero su spese sostenute nell’esercizio dell’attività d’impresa, in attesa del suo rimborso secondo la procedura elettronica, va rilevata come credito verso l’erario dello Stato membro estero, distinto dal credito IVA verso l’erario italiano: fino all’esito della procedura di rimborso, tale credito resta iscritto nell’attivo circolante, con le opportune valutazioni di recuperabilità qualora l’istanza risulti in tutto o in parte contestata dallo Stato membro estero.
Nota integrativa
Le informazioni che la nota integrativa deve fornire su questa voce, con la fonte dell’obbligo.
- Criteri di valutazione. I criteri applicati nella valutazione della voce, nelle rettifiche di valore e nella conversione degli importi in valuta estera. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 1, c.c.
- Variazioni della voce. Le variazioni intervenute nella consistenza della voce; per fondi, trattamento di fine rapporto e patrimonio netto, la formazione e gli utilizzi. Obbligo di legge: art. 2427, c. 1, n. 4, c.c.
Bilancio abbreviato e micro-imprese. Nel bilancio in forma abbreviata restano dovute: criteri di valutazione (art. 2435-bis, c. 5, c.c.). Le micro-imprese sono esonerate dalla nota integrativa se in calce allo stato patrimoniale indicano impegni, garanzie e passività potenziali e i compensi e crediti di amministratori e sindaci (art. 2427, c. 1, n. 9 e 16); se la redigono, seguono le regole del bilancio abbreviato (art. 2435-ter c.c.).
Relazione sulla gestione
La legge non prevede per questa voce informazioni specifiche nella relazione sulla gestione. Se i suoi effetti sono significativi, ne dà conto l’analisi generale della situazione, dell’andamento della gestione e dei principali rischi e incertezze (art. 2428, c. 1, c.c.).
Esoneri. Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono tenute alla relazione se forniscono in nota integrativa le informazioni sulle azioni proprie e della controllante (art. 2435-bis, c. 7, c.c.); le micro-imprese, se le riportano in calce allo stato patrimoniale (art. 2435-ter c.c.).
Disciplina fiscale
Procedura di rimborso elettronico dell’IVA assolta in altri Stati membri
Il soggetto passivo stabilito in Italia che ha assolto l’IVA su beni e servizi acquistati in un altro Stato membro dell’Unione Europea, non avendo ivi effettuato operazioni imponibili che gli avrebbero imposto l’identificazione diretta o la nomina di un rappresentante fiscale, può recuperare l’imposta presentando un’istanza di rimborso elettronica, tramite il portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, entro il 30 settembre dell’anno solare successivo a quello cui si riferiscono gli acquisti: l’istanza deve indicare, tra l’altro, la natura dei beni e dei servizi acquistati secondo un codice classificatorio armonizzato, e lo Stato membro di rimborso può richiedere ulteriori informazioni prima di erogare il rimborso, che deve comunque avvenire entro termini prestabiliti, decorsi i quali sono dovuti interessi a favore del richiedente.
Spese escluse o parzialmente rimborsabili
Lo Stato membro di rimborso applica alle istanze presentate le medesime esclusioni o limitazioni alla detraibilità previste dalla propria normativa interna per le operazioni analoghe, quali tipicamente le spese di rappresentanza, le spese per autoveicoli non strumentali, o le spese di vitto e alloggio secondo le specifiche percentuali di detraibilità ivi vigenti: occorre pertanto verificare, caso per caso, la normativa dello specifico Stato membro in cui la spesa è stata sostenuta, non potendosi applicare automaticamente le regole italiane di detraibilità.
Rimborso dell’IVA assolta in un altro Stato membro
Un’impresa italiana partecipa a una fiera in Germania, sostenendo spese alberghiere e di allestimento per un imponibile di 8.000 euro più IVA tedesca al 19% (1.520 euro), già rilevata come credito verso lo Stato membro estero al momento del sostenimento della spesa; presenta istanza di rimborso elettronico tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, ottenendo l’accoglimento integrale dell’istanza.
Fatture dei fornitori tedeschi durante la fiera
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Costi per servizi – Spese per fiere (B.7) | 8.000,00 | - |
| Crediti IVA verso Stato membro estero (C.II.5-bis) | 1.520,00 | - |
| Debiti verso fornitori (D.7) | - | 9.520,00 |
| Totale | 9.520,00 | 9.520,00 |
L’IVA tedesca non si detrae in Italia: si iscrive come credito verso l’amministrazione estera, se rimborsabile secondo le regole di quello Stato. Le spese si convertono al cambio del giorno quando sono in valuta diversa dall’euro.
Pagamento dei fornitori
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Debiti verso fornitori (D.7) | 9.520,00 | - |
| Banca c/c (C.IV.1) | - | 9.520,00 |
| Totale | 9.520,00 | 9.520,00 |
L’istanza di rimborso si presenta per via telematica entro il 30 settembre dell’anno successivo.
1. Incasso del rimborso IVA con chiusura del credito verso lo Stato membro estero
| Conto | Dare (€) | Avere (€) |
|---|---|---|
| Banca c/c (C.IV.1) | 1.520,00 | - |
| Crediti IVA verso Stato membro estero (C.II.5-bis) | - | 1.520,00 |
| Totale | 1.520,00 | 1.520,00 |
All’esito positivo della procedura di rimborso elettronico, l’impresa incassa l’importo di 1.520 euro, chiudendo il credito verso lo Stato membro estero precedentemente rilevato: qualora l’istanza fosse stata solo parzialmente accolta, la quota non rimborsata sarebbe stata riversata a costo, quale componente indeducibile dell’IVA assolta, in coerenza con la specifica normativa dello Stato membro di rimborso.
Controlli prima della dichiarazione
- Rispetto del termine del 30 settembre. Verificare che l’istanza di rimborso elettronico sia stata presentata entro il termine del 30 settembre dell’anno successivo a quello di sostenimento della spesa.
- Corretta classificazione delle spese. Verificare che i beni e servizi acquistati siano stati correttamente classificati secondo il codice armonizzato richiesto dalla procedura elettronica.
- Verifica delle esclusioni dello Stato membro di rimborso. Verificare le specifiche esclusioni o limitazioni alla detraibilità applicate dallo Stato membro in cui la spesa è stata sostenuta.
- Corretta gestione del credito in caso di rimborso parziale. Verificare che l’eventuale quota di IVA non rimborsata sia stata correttamente riversata a costo indeducibile.
Errori ricorrenti
IVA estera detratta nella liquidazione italiana
L'imposta pagata a un fornitore di un altro Stato membro non è detraibile nella liquidazione periodica italiana, perché è dovuta a un'amministrazione estera. Portarla in detrazione come se fosse IVA nazionale produce un credito inesistente; l'importo va rilevato come credito verso l'amministrazione estera, da recuperare con la procedura di rimborso, o come costo se non rimborsabile.
Scontrini e ricevute usati come prova dell'acquisto
La procedura di rimborso richiede documenti che identifichino il soggetto acquirente e l'imposta applicata secondo le regole dello Stato di sostenimento. Presentare scontrini, ricevute generiche o fatture intestate al dipendente in trasferta porta di regola al rigetto della domanda. È utile chiedere la fattura intestata alla società già al momento dell'acquisto.
Procedura di rimborso usata pur operando nello Stato estero
Il rimborso elettronico è riservato a chi non effettua in quello Stato operazioni che lo obbligano a identificarsi. Se l'impresa vi effettua vendite o prestazioni imponibili, deve identificarsi o nominare un rappresentante fiscale e recuperare l'imposta con la dichiarazione locale. Usare la procedura di rimborso in queste condizioni porta al rigetto e a possibili sanzioni estere.